Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ВНУТРИГОРОДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА УРИЦК

ШЕСТОЙ СОЗЫВ

РЕШЕНИЕ

от _____________ года                                                          № _____

Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК

В соответствие с Законом Санкт-Петербурга от 23.09.2009 № 420-79 «Об организации местного самоуправления в Санкт-Петербурге» и Уставом внутригородского Муниципального образования Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК, Муниципальный Совет решил:

1.    Утвердить Положение о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК в соответствии с Приложением к настоящему Решению.

2.    Со дня вступления в силу настоящего Решения признать утратившим силу:

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»;

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 16.02.2017 г. № 123 «О внесении изменений в Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»;

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 24.11.2021г. № 129 «О внесении изменений в Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК».

3.    Согласовать Положение о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга

4.    Контроль за   исполнением   настоящего   Решения возложить   на   Главу Муниципального образования МО УРИЦК.

5.    Настоящее Решение вступает в силу после опубликования (обнародования).

Глава Муниципального образования,

исполняющий полномочия

председателя Муниципального Совета                                                   Н.К.Прокопчик

Приложение

к Решению Муниципального Совета МО УРИЦК от _______ № ____ «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»

Положение

о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК

1.        Общие положения

1.1. Документы Муниципального Совета и Местной администрации внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК, а также, в случае создания, документы муниципальных предприятий и учреждений, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного Фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Санкт-Петербургском государственном казенном учреждении «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее – ЦГА СПб).

Для хранения документов Муниципального Совета и Местной администрации МО УРИЦК создается архив МО УРИЦК в составе Местной администрации МО УРИЦК и назначается ответственный за архив МО УРИЦК из служащих Местной администрации МО УРИЦК.

До передачи на государственное хранение документы, включенные в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, временно, в сроки, установленные Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве МО УРИЦК.

1.2. Местная администрация МО УРИЦК обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Местной администрации МО УРИЦК и Муниципального Совета МО УРИЦК. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счёт средств местного бюджета МО УРИЦК.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Местной Администрации МО УРИЦК несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Местной администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учёта, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается комиссия. Комиссия формируется в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК.

1.4. В своей работе комиссия руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Архивного комитета Санкт-Петербурга, методическими документами Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЦГА СПб) и настоящим положением.

1.5. Контроль за деятельностью должностного лица, назначенного ответственным за архив МО УРИЦК, осуществляет Глава Местной администрации МО УРИЦК.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью должностного лица, ответственного за архив МО УРИЦК, осуществляет специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ЦГА СПб в пределах предоставленных ему полномочий.

1.7. В своей деятельности архив МО руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге», другими федеральными законами и законами Санкт-Петербурга, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Санкт-Петербурга, нормативными правовыми актами иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, и настоящим Положением.

1.8. Настоящее Положение до его утверждения Решением Муниципального Совета МО УРИЦК согласовывается с ЦГА СПб.

2.             Состав документов архива МО УРИЦК

2.1.       К специалисту, ответственному за ведение архива МО УРИЦК, поступают:

2.1.1. законченные делопроизводством Местной администрации МО УРИЦК документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.1.2. законченные делопроизводством Муниципального Совета МО УРИЦК документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.1.3. архивные фонды личного происхождения Муниципального Совета и Местной Администрации, поступившие в архив МО УРИЦК;

2.1.4. фонд пользования (служебные и ведомственные издания);

2.1.5. справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива МО УРИЦК.

3.             Задачи и функции специалиста, ответственного за ведение архива

3.1.       Основными задачами являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учёт, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве МО УРИЦК;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК.

3.2.       В соответствии с возложенными на специалиста, ответственного за ведение архива, задачами, он осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-­проверочной комиссии ЦГА СПб с последующим утверждением ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ЦГА СПб с последующим утверждением ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга;

3.2.4. осуществляет учёт и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. организует использование документов:

информирует Глав МО УРИЦК и Местной администрации, муниципальных служащих МО УРИЦК о составе и содержании документов Муниципального образования;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учёт использования документов, хранящихся в архиве МО УРИЦК;

3.2.6. участвует в проведении комиссией экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии МО УРИЦК;

3.2.7. оказывает методическую помощь специалистам, ответственным за ведение делопроизводства, в составлении номенклатуры дел Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив МО УРИЦК;

3.2.8. направляет муниципальных служащих на обучение по повышению квалификации в области делопроизводства и архивного дела;

3.2.9. ежегодно представляет в ЦГА СПб сведения о составе и объеме хранящихся в архиве МО документов по установленной форме;

3.2.10.          подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦГА СПб документы Архивного фонда Российской Федерации.

4.         Права специалиста, ответственного за ведение архива

4.1.       Для выполнения возложенных задач и функций специалист, ответственный за ведение архива, имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Муниципальном Совете МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК;

4.1.2. запрашивать от муниципальных служащих Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК сведения, необходимые для работы специалиста, ответственного за ведение архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на него задач и функций.

5.          Ответственность специалиста, ответственного за ведение архива

5.1.       Специалист, ответственный за ведение архива МО УРИЦК, несёт ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

5.2.       Специалист, ответственный за ведение архива МО УРИЦК, совместно с Главой Местной администрации МО УРИЦК несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- несоблюдение правил организации обеспечения сохранности, комплектования, учета, использования документов, установленных законодательными и нормативными актами РФ;

-   утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение порядка и сроков передачи документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в ЦГА СПб

5.3.       При смене специалиста, ответственного за ведение архива МО УРИЦК, прием – передача документов архива, учетного и научно – справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК ЦГА СПб

от «____»_________2024 г. №_______