Об утверждении Положения

РЕШЕНИЕ

от ________г.                                                                             № ______

Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК

В соответствие с Законом Санкт-Петербурга от 23.09.2009 № 420-79 «Об организации местного самоуправления в Санкт-Петербурге» и Уставом внутригородского Муниципального образования Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК, Муниципальный Совет решил:

1.    Утвердить Положение о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК в соответствии с Приложением к настоящему Решению.

2.    Со дня вступления в силу настоящего Решения признать утратившим силу:

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»;

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 16.02.2017 г. № 123 «О внесении изменений в Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»;

- Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 24.11.2021г. № 129 «О внесении изменений в Решение Муниципального Совета МО УРИЦК от 13.11.2013 г. № 197 «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК».

3.    Согласовать Положение о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга

4.    Контроль за   исполнением   настоящего   Решения возложить   на   Главу Муниципального образования МО УРИЦК.

5.    Настоящее Решение вступает в силу после опубликования (обнародования).

Глава Муниципального образования,

исполняющий полномочия

председателя Муниципального Совета                                                   Н.К.Прокопчик

Приложение

к Решению Муниципального Совета МО УРИЦК от _______ № ____ «Об утверждении Положения о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»

Положение

о формировании и содержании архива внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК

1.        Общие положения

1.1. Документы Муниципального Совета и Местной администрации внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК, а также, в случае создания, документы муниципальных предприятий и учреждений, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного Фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Санкт-Петербургском государственном казенном учреждении «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее – ЦГА СПб).

Для хранения документов Муниципального Совета и Местной администрации МО УРИЦК создается архив МО УРИЦК в составе Местной администрации МО УРИЦК и назначается ответственный за архив МО УРИЦК из служащих Местной администрации МО УРИЦК.

До передачи на государственное хранение документы, включенные в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, временно, в сроки, установленные Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве МО УРИЦК.

1.2. Местная администрация МО УРИЦК обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Местной администрации МО УРИЦК и Муниципального Совета МО УРИЦК. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счёт средств местного бюджета МО УРИЦК.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Местной Администрации МО УРИЦК несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Местной администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учёта, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается комиссия (далее – ЭК). ЭК формируется в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Архивного комитета Санкт-Петербурга, методическими документами Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЦГА СПб) и настоящим положением.

1.5. Контроль за деятельностью должностного лица, назначенного ответственным за архив МО УРИЦК, осуществляет Глава Местной администрации МО УРИЦК.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью должностного лица, ответственного за архив МО УРИЦК, осуществляет специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ЦГА СПб в пределах предоставленных ему полномочий.

1.7. В своей деятельности архив МО руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Санкт-Петербурга и иными нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга в области архивного дела, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением об ЭК.

1.8. Настоящее Положение до его утверждения Решением Муниципального Совета МО УРИЦК согласовывается с ЦГА СПб.

2.             Состав документов архива МО УРИЦК

2.1.       Архив МО УРИЦК:

2.1.1. законченные делопроизводством Местной администрации МО УРИЦК документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.1.2. законченные делопроизводством Муниципального Совета МО УРИЦК документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.1.3. архивные фонды личного происхождения Муниципального Совета и Местной Администрации, поступившие в архив МО УРИЦК;

2.1.4. фонд пользования (служебные и ведомственные издания);

2.1.5. справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива МО УРИЦК.

3.             Задачи и функции специалиста, ответственного за ведение архива

3.1.       К задачам архива МО УРИЦК относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. комплектование архива МО УРИЦК документами, образовавшимися в деятельности Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК.

3.1.3. учёт документов, хранящихся в архиве МО УРИЦК;

3.1.4. использование документов, находящихся на хранении в архиве МО УРИЦК;

3.1.5. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.6. методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК и своевременной передачей их в архив МО УРИЦК.

3.2.       В соответствии с возложенными на специалиста, ответственного за ведение архива, задачами, он осуществляет следующие функции:

3.2.1. организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК, в соответствии с утвержденным графиком.

3.2.2. ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве МО УРИЦК.

3.2.3. представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве МО УРИЦК документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив МО УРИЦК, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК.

3.2.5. осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЭК проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии ЦГА СПб (далее - ЭПК ЦГА СПб) с последующим утверждением ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

в) на утверждение Главе Местной аминистрации документы, указанные в подпункте "б" настоящего подпункта, после их утверждения ЭПК ЦГА СПб.

3.2.6. организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ЦГА СПб.

3.2.7. организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве МО УРИЦК в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

3.2.8. проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве МО УРИЦК.

3.2.9. организует информирование Глав МО УРИЦК и Местной администрации, муниципальных служащих МО УРИЦК о составе и содержании документов Муниципального образования.

3.2.10. информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

3.2.11. организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.

3.2.12. исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

3.2.13. ведет учет использования документов архива МО УРИЦК.

3.2.14. создает фонд пользования архива МО УРИЦК и организует его использование.

3.2.15. осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива МО УРИЦК.

3.2.16. участвует в разработке документов Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.2.17. оказывает методическую помощь:

а) специалистам, ответственным за делопроизводство Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК в подготовке документов к передаче в архив МО УРИЦК.

4.         Права специалиста, ответственного за ведение архива

4.1.       Для выполнения возложенных задач и функций специалист, ответственный за ведение архива, имеет право:

4.1.1. запрашивать от муниципальных служащих Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК сведения, необходимые для работы специалиста, ответственного за ведение архива.

а) представлять Главе Местной администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве МО УРИЦК;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК по вопросам, относящимся к компетенции архива МО УРИЦК;

г) информировать структурные подразделения Муниципального Совета МО УРИЦК и Местной администрации МО УРИЦК о необходимости передачи документов в архив МО УРИЦК в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЦЭМПК Архивного комитета Санкт-Петербурга, ЭПК ЦГА СПб.

5.         Ответственность специалиста, ответственного за ведение архива

5.1.       Специалист, ответственный за ведение архива МО УРИЦК, несёт ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

5.2.       Специалист, ответственный за ведение архива МО УРИЦК, совместно с Главой Местной администрации МО УРИЦК несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- несоблюдение правил организации обеспечения сохранности, комплектования, учета, использования документов, установленных законодательными и нормативными актами РФ;

-   утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение порядка и сроков передачи документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в ЦГА СПб

5.3.       При смене специалиста, ответственного за ведение архива МО УРИЦК, прием – передача документов архива, учетного и научно – справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК ЦГА СПб

от «____»_________2024 г. №_______