Об утверждении Инструкции по делопроизводству внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК (МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ВНУТРИГОРОДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ УРИЦК

СЕДЬМОЙ СОЗЫВ

РЕШЕНИЕ

от __________________ года      № _______

Об утверждении Инструкции по делопроизводству 
внутригородского Муниципального образования
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)


В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», приказом Федерального архивного агентства 
от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному 
и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования 
к оформлению документов», Уставом внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК и в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, регистрации, учету, контролю исполнения, организации текущего хранения 
и использованию документов независимо от вида носителя, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, регистрация, учет, контроль исполнения, организация текущего хранения и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота с помощью информационно-коммуникационных технологий, образующихся в деятельности Муниципального Совета внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК, Муниципальный Совет МО УРИЦК решил:

Утвердить инструкцию по делопроизводству внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК (далее – Инструкция МО УРИЦК) согласно приложению к настоящему Решению.

Признать утратившим силу Решение Муниципального Совета внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК от 13 ноября 2013 года № 198 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству внутригородского Муниципального образования 
Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК».
Главе Муниципального образования довести до сведения сотрудников внутригородского Муниципального образования города федерального значения 
Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК Инструкцию МО УРИЦК, организовать ее изучение и соблюдение.
Разместить инструкцию на официальном сайте внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК в сети «Интернет» по адресу: www.urizk.spb.ru.
Контроль за исполнением настоящего Решения возложить на Главу Муниципального образования.
Настоящее Решение вступает в силу со дня принятия.


Глава Муниципального образования, 
исполняющий полномочия
председателя Муниципального Совета                          Г.С. Цветков


Внутригородское Муниципальное образование города федерального значения 
Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)














ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга 
Муниципальный округ УРИЦК





















Санкт-Петербург 
2024



УТВЕРЖДЕНА 
Решением Муниципального Совета внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК 
от ______________20___   №______


ИНСТРУКЦИЯ 
по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга 
Муниципальный округ УРИЦК

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского Муниципального образования города федерального значения 
Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК (далее - Инструкция) разработана 
в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы 
с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов 
и подготовки к передаче в архив органа местного самоуправления внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК (далее – МО УРИЦК). 

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, а также на основании:
Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле 
в Российской Федерации»;
Приказа Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 
«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов 
в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила 2023);
Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федерального закона от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа 
к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Федерального закона от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Законом Санкт-Петербурга от 24 февраля 2009 г. № 23-16 «Об архивном деле 
в Санкт-Петербурге»;
Постановления Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности;
Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477
 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 30 июля 2004 г. № 76-рп 
«Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»;
Приказа Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 
«Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
Приказа Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;  
Приказа ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. № 17 «Об утверждении Требований 
о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся 
в государственных информационных системах»;
Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44;
Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8.2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство 
и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст;
Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов 
по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 
от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236;
Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической 
и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. № 142;
Методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» (ВНИИДАД, М., 2014);
Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, М.2018); 
Устава внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы 
с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, единую систему электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в органах местного самоуправления (далее – ОМСУ), должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
 
1.4. Требования Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, 
а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 

1.5. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы 
с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми Главой Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета МО УРИЦК.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в ОМСУ 
в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в ОМСУ 
о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»  

1.8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных 
и муниципальных услуг».  

1.9. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий 
в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в ОМСУ, возлагается на Муниципальный Совет 
МО УРИЦК и Местную администрацию МО УРИЦК. 

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях ОМСУ возлагается на муниципальных служащих и работников данных структурных подразделений ОМСУ. 

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства в ОМСУ 
и соблюдение требований Инструкции возлагаются на Главу Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК и Главу Местной администрации МО УРИЦК.  
 
Ответственность за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях ОМСУ возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности.

1.11. Должностные обязанности и права работников, ответственных 
за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.12. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения 
и перемещения (перевода), муниципальные служащие и работники ОМСУ обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы ответственному 
за организацию работы по делопроизводству или работнику по указанию руководителя подразделения, с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные 
во временное пользование из архива ОМСУ, возвращены в архив. 

При смене ответственного за делопроизводство составляется акт приема-передачи документов.

1.13. Муниципальные служащие и работники ОМСУ должны быть ознакомлены 
с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в ОМСУ. 

1.14. Муниципальные служащие и работники ОМСУ обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности ОМСУ, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.


1.16. Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителей ОМСУ или иного уполномоченного им лица.

1.17. При утрате документов ответственный за делопроизводство информирует руководителей ОМСУ, после чего организуется розыск документов. 

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. Акт об утрате документов оформляется в соответствии
с п. 10.5.9.

1.18. Инструкция утверждается решением Главы Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета МО УРИЦК 
после согласования с Экспертно-проверочной методической комиссией 
Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЭПМК ЦГА СПб). 

Изменения и дополнения в данную Инструкцию вносятся на основании распоряжения Главы Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета МО УРИЦК, после согласования с ЭПМК 
ЦГА СПб.

1.19. Муниципальные служащие и работники ОМСУ несут дисциплинарную 
и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность 
за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. Основные понятия.

2.1. В инструкции используются следующие основные понятия: 
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
атрибут – элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение;
архив –структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов 
по признакам содержания и целевого назначения;
виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица 
с содержанием документа;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждения;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждении;
документ - официальный документ, созданный органами местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке 
и включенный в документооборот учреждения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях 
в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения 
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий 
о правовом статусе документа;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую сил
информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий 
и технических средств;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении, с указанием сроков их хранения;
объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию 
и созданных ею за определенный период;
оформление документа – представление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного 
или физического лица;
правила - форма нормативного правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности;
регистрационная электронная карточка (далее – РЭК) документа – электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документе в базу данных СЭД;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись 
в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии 
с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев 
их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документ - документ, в котором информация представлена 
в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного 
на бумажном носителе;
электронное сообщение, сообщение – XML-документ, а также при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

III. Документирование управленческой деятельности

3.1. Общие требования к составу документов

3.1.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в ОМСУ издаются организационно-распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, правила, положения, инструкции, регламенты, деловые письма, акты, справки, служебные записки, докладные записки, протоколы и др.

3.1.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности ОМСУ, должны быть оформлены по правилам, установленным Инструкцией 
по делопроизводству. 
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается. 

3.1.3. Состав документов, образующихся в деятельности ОМСУ, определяется 
его полномочиями, кругом выполняемых функций и предоставляемых муниципальных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

3.1.4. В ОМСУ создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

3.1.5. СЭД, используемые в ОМСУ, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

3.1.6. Документы ОМСУ временных сроков хранения могут создаваться 
и храниться исключительно в форме электронных документов, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

3.1.7. В СЭД ОМСУ при визуализации электронных документов 
и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

3.1.8. Подготовка электронных документов для эффективности работы ОМСУ 
в области документирования управленческой деятельности осуществляется 
с использованием шаблонов бланков документов и/или унифицированных форм документов (шаблонов документов). 
Для создания документов, отражающих специфику некоторых видов деятельности ОМСУ (например, бухгалтерский учет) и управления данными документами могут использоваться электронные информационные системы. 

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы ОМСУ оформляются на бланках с воспроизведением герба 
МО УРИЦК в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата A3 (297 x 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, 
их расположение и оформление.

3.2.2. Бланки документов ОМСУ разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утверждаются правовым актом ОМСУ.

3.2.3. Состав реквизитов документов, создаваемых в ОМСУ, правила 
их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются настоящей Инструкцией в соответствии с положениями 
ГОСТ Р 7.0.972016.

3.2.4. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.2.5. В ОМСУ используются следующие виды бланков:
- общий бланк (приложения № 1 - № 4);
- бланк решения Муниципального Совета МО УРИЦК (приложение № 9);
- бланк постановления руководителя ОМСУ (приложения № 10, № 11);
- бланк распоряжения руководителя ОМСУ (приложения № 12, № 13); 
- бланк протокола (представительного органа, депутатских и иных комиссий) (приложения № 14, № 15); 
- бланк письма ОМСУ (приложения № 5 - № 8). 

3.2.6. Общие бланки документов ОМСУ разрабатываются на основе углового 
или продольного варианта расположения реквизитов, согласно 
приложению 1 к Инструкции.

3.2.7. Образцы бланков, указанных в п. 3.2.5. Инструкции, утверждаются нормативными актами ОМСУ.  

3.3. Общие требования к изготовлению документов

3.3.1. Документы в ОМСУ могут создаваться на бумажном носителе 
и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.3.2. Документы ОМСУ, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 
20 мм – левое; 
10 мм – правое; 
20 мм – верхнее; 
20 мм – нижнее.

Для дел постоянного хранения левое поле не менее 30 мм.

3.3.3. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов 
всех организаций, участвующих в издании документа.

3.3.4. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.3.6. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта Times New Roman. Размер шрифта – № 12–14 пт.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - 
№ 10, 11 пт.

3.3.7. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см. Заголовки разделов 
и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.3.8. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала.  
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.  
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.  
Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. 
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки. 
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов 
не более 7,5 см. 
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов 
не более 12 см.

3.3.9. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

3.3.10. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) может оформляться титульный лист.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. При оформлении организационно-распорядительных документов состав реквизитов и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При подготовке документов органами местного самоуправления используются реквизиты: 
а) Герб Муниципального образования МО УРИЦК (далее – Герб); 
б) код формы документа;  
в) наименование органа ОМСУ;  
г) справочные данные об ОМСУ;  
д) наименование вида документа;  
е) дата документа;  
ж) регистрационный номер документа;  
з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;  
и) место составления (издания) документа;  
к) гриф ограничения доступа к документу;  
л) адресат;  
м) гриф утверждения документа;  
н) заголовок к тексту;  
о) текст документа;  
п) отметка о приложении;  
р) гриф согласования документа;  
с) виза;  
т) подпись;  
у) отметка об электронной подписи;  
ф) печать;  
х) отметка об исполнителе;  
ц) отметка о заверении копии;  
ч) отметка о поступлении документа;  
ш) резолюция;  
щ) отметка о контроле;  
ы) отметка о направлении документа в дело.  
Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом организационно-распорядительного документа. 

3.4.2. Бланк решения представительного органа включает следующие реквизиты: 
- Герб как в цветном, так и в одноцветном варианте (в соответствии с Положением 
о гербе МО УРИЦК); 
- наименование вида документа;  
- наименование органа, принявшего решение. 
Бланки постановлений, распоряжений, приказов руководителей ОМСУ включают реквизиты:  
- Герб как в цветном, так и в одноцветном варианте; 
- наименование организации;  
- наименование вида документа;  
- отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа»;  
- место составления или издания документа.  

3.4.3. Бланк письма ОМСУ содержит следующие реквизиты: 
- Герб как в цветном, так и в одноцветном варианте; 
- наименование организации (в соответствии с п 1.1. Инструкции);  
- справочные данные об организации;  
- отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».  
3.4.4. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и др.), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам.

3.4.5. Герб – опознавательно-правовой знак, составленный и употребляемый 
в соответствии с правилами геральдики, являющийся основным официальным символом ОМСУ.
Изображение Герба как в цветном, так и в одноцветном варианте помещается 
по середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации» – на части площади, занимаемой реквизитом, на расстоянии 10 мм 
от верхнего края листа. 
 
Герб производится на печатях, штампах, бланках, удостоверениях сотрудников, 
на официальных изданиях, а также на вывесках, фасадах зданий и в зале заседаний Муниципального совета МО УРИЦК и подчиненных ему учреждений, организаций, предприятий, кроме случаев, когда действующим законодательством предписано использование иной символики (Положение о Гербе, утвержденное Решением Муниципального совета МО УРИЦК от 18 марта 2009 г. № 6 «Об утверждении официальных символов внутригородского Муниципального образования города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК»).

3.4.6. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода. 

3.4.7. Наименование организации – автора документа, помещаемое на бланках документов ОМСУ, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом 
МО УРИЦК. На бланках документов указывается полное официальное наименование ОМСУ, под наименованием ОМСУ в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено Уставом. 

3.4.8. Справочные данные об ОМСУ указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес ОМСУ (дополнительно может указываться адрес места нахождения ОМСУ, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

3.4.9. Наименование вида документа (распоряжение, протокол, акт и т.д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

3.4.10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа 
или дате события, зафиксированного в документе.  
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним 
из двух способов:  

- арабскими цифрами, разделенными точкой: 07.06.2024; 
- словесно-цифровым способом: 7 июня 2024 г.  

На документах, оформляемых на бланке, место для проставления даты обозначается специальной отметкой под реквизитами «наименование вида документа»
(в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации»
(в бланках писем).  
На документах, изданных совместно двумя или более сторонами, в случае регистрации документа в СЭД, проставляются даты и регистрационные номера, присвоенные каждой из сторон, при этом датой документа является дата подписания документа последней стороной. 

3.4.11. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, 
по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела 
по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются 
в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа. 

3.4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа состоит 
из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, включается в бланк письма в виде отметки: «на № … от …».  
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются. 

3.4.13. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних документов информационно-справочного характера.  

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, 
если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например, Санкт-Петербургский государственный экономический университет). 
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым 
административно-территориальным делением (например, Санкт-Петербург, г. Петергоф). 

3.4.14. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма 
к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ 
к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.  

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу состоит из ограничительной надписи («Для служебного пользования», «Конфиденциально» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

3.4.15. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). 
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.  
Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов - 
в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов - справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или цитируются относительно самой длинной строки.  
При адресовании документа руководителю (заместителю организации) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. 

Например:
Председателю
Комитета имущественных отношений
Санкт-Петербурга Кулакову С.В.  

 При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.  
Например:


или «Центральный государственный 
архив Санкт-Петербурга»  

ЦГА СПб

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. 
Например:  
Местная администрация
МО УРИЦК
Бухгалтерия


При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается 
в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. 
Например: 
Местная администрация
МО УРИЦК
Главному бухгалтеру
Петровой А.С.
 
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:  
г-ну Иванову В.А.
 г-же Петровой О.И.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.  

Например:
Директорам ГБОУ
Красносельского района

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям 
под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».  

Например: 
Директорам ГБОУ
Красносельского района
(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем. 
Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» 
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается. 

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной разделом 19 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства цифрового развития, связи 
и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382
«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован 
в Министерстве юстиции Российской Федерации 2 июня 2023 г., регистрационный 
№ 73719). 


Например:
Главное управление
Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу 
и Ленинградской области
Исаакиевская пл., д. 11
г. Санкт-Петербург, 190121

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
1) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), 
для гражданина - фамилия, имя, отчество (при наличии);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта;
4) название района;
5) название республики, края, области, автономного округа (области);
6) название страны (для международных почтовых отправлений);
7) почтовый индекс.
В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы физического лица, почтовый адрес. 
Например:
Николаеву В.С.
ул. Партизана Германа, д.19, кв. 5,
г. Санкт-Петербург, 198329


Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными 
в соответствующих справочниках.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). 
Например:
ВНИИДАД 
mail@vniidad.ru 
 
3.4.16. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются 
по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.  
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.  
Например: 
УТВЕРЖДАЮ
Глава Муниципального образования
МО УРИЦК
(подпись) И.О. Фамилия 
(дата)


При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» 
или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.


Например:  
 
(Регламент) 
  УТВЕРЖДЕН 
Распоряжением Главы Местной администрации Муниципального образования МО УРИЦК 
от 9 октября 2023 г. № 35 
 (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ 
Распоряжением Главы Местной администрации Муниципального образования МО УРИЦК 
от 9 октября 2023 г. № 35 

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола 
(в скобках). 

Например: 
(Положение) УТВЕРЖДЕНО 
Жилищной комиссией Местной администрации Муниципального образования МО УРИЦК
(протокол от 16.09.2023 № 10) 
 
Перечень утверждаемых документов приведен в приложении № 32. 
3.4.17. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Если заголовок 
к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). 
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. 
Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии  
письмо (о чем?) о предоставлении информации  
акт (чего?) приема-передачи дел  
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии  
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. 
В постановлениях, распоряжениях, решениях заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длиной строки. 
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 
4-5 строк. 
Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно 
их выделение полужирным шрифтом.
В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа. 

3.4.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.  
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко.  
Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.  
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: 
наименование документа, наименование органа власти, организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту 
или наименование вида документа; 
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа. 
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.  
Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.  

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже 
или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего 
или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.  
Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др. 
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны 
быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы на 1-ой странице и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. 
Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения). 
Текст документа излагается: 
в распорядительных документах, а также во внутренних документах, излагаемых от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу») 
или от третьего лица единственного числа («Местная администрация постановляет»); 
в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («постановляем», «предлагаем»). в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» 
или «РЕШИЛИ»); 
- в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»); 
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…» и др.); 
в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу…», «считаю необходимым…» и др.); 
в документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).  
В деловых (служебных) письмах используются: 
вступительное обращение: 
Уважаемый господин Председатель! 
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Сидоров!
Уважаемая госпожа Петрова! 
Уважаемый Иван Петрович! 
Уважаемая Надежда Николаевна! 
Уважаемые господа! 
заключительная этикетная фраза: «С уважением, …». 
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, 
в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

3.14.19. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам 
и др. документам). 
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: 
- если приложение названо в тексте: 
Приложение: на 2 л. в 1 экз. 

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько: 
Приложение: 1. Положение об ЭК на 4 л. в 1 экз. 
2. Протокол ЭК от 04.04.2023 № 1 на 3л. в 1 экз. 

- если приложение (приложения) сброшюровано(ы):  
Приложение: в 2 экз.  
Приложение: Отчет о выполнении прогноза социально-экономического развития Муниципального образования в 2 экз.  

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:  
Приложение: Договор возмездного оказания услуг от 05.09.2023 № 42-16/82 
и приложения к нему, всего на 8 л.

- если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): 
Приложение: USB flash drive (usb-флеш-накопитель) в 1 экз. 

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов 
в листах. Дополнительно может указываться объем в байтах.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, указаниях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: 
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 2); 
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: 


Приложение № 1
к распоряжению Местной 
администрации Муниципального образования МО УРИЦК 
от 11.03.2023 № 26 

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.  
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки 
на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. 

Например: 
Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО  
распоряжением Местной 
администрации Муниципального образования МО УРИЦК 
от 12.04.2023 № 35 

3.4.20. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных 
с органами власти, организациями, должностными лицами (внешнее согласование).  

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей 
его оформления может проставляться:  
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);  
- на последнем листе документа под текстом;  
- на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.  
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.  
Например: 

СОГЛАСОВАНО
Начальник управления финансов  
Местной администрации
Муниципального образования  
МО УРИЦК  
(подпись) И.О. Фамилия  
(дата) 
Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. 
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, организация – автор документа, дата и номер письма. 
Например:
 
СОГЛАСОВАНО
Письмом Минтруда России
от ____________ № ______

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», 
если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается» (приложение № 16).

3.4.21. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза выражает согласие (несогласие) с содержанием проекта документа лица, визирующего документ,
и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. 

Например:  
  Начальник юридического отдела  
(подпись) И.О. Фамилия  
(дата) 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.  
Начальник юридического отдела  
(подпись) И.О. Фамилия  
(дата)
 
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют 
на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.  
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.  
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.  
Об организации процедуры согласования проектов документов (внешнего, внутреннего), этапах и сроках согласования см. раздел 5. Инструкции. 

3.4.22. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 

Например: 

Глава Муниципального
образования

(подпись)

И.О. Фамилия

 Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.  Например:
 
Глава Муниципального
образования МО УРИЦК
(подпись)
И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица 
в подписи не указывается. 
Например:  

Глава Муниципального
Образования
Главный бухгалтер

(подпись)
(подпись)

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:

Заместитель директора
по административным вопросам
(подпись) И.О. Фамилия
Заместитель директора
по финансовым вопросам
(подпись) И.О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица 
в составе комиссии. 
Например: 

Председатель комиссии
Члены комиссии

Секретарь комиссии
(подпись)
(подпись)
(подпись)
(подпись)
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии 
с распоряжением. 
Например:

И.о. Главы 
или
Исполняющий обязанности Главы (подпись)


(подпись) И.О. Фамилия


И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся 
от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 

3.4.23. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, и должна оформляться с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться 
или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Например: 


Глава Муниципального
образования

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа00000000011 
Владелец Петров Иван Алексеевич
Действителен с 01.12.2014 по 01.12.2020


   И.О. Фамилия

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии 
с пп. 5.17. - 5.20. Инструкции. 

3.4.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью 
в соответствии с законодательством Российской Федерации.  
Документы заверяют печатью органа местного самоуправления. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).  
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен 
в приложении № 33. 

3.4.25. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка 
об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. 
Например: 
 
Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист  
+7(495) 924-45-67, Ilyi№_Iv@techno.ru  

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 

3.4.26. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки 
из документа). 
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется 
на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только 
на последнем листе документа. 
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка 
о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.  
Например:  
 
Подлинник документа находится в Местной администрации Муниципального образования МО УРИЦК в деле № 02-23 за 2023 г.
 Верно
Главный специалист
(дата) (печать)
(подпись)

И.О. Фамилия


На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется 
на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только 
на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп. 
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю 
с сопроводительным письмом в электронной форме. 
Копии электронных документов, предоставляемых на физически обособленных носителях, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
- наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
- наименования документов, копии которых направляются получателю;
- названия файлов документов с указанием формата файла; 
- объем каждого файла в байтах и при необходимости иная информация. 
При этом на физически обособленном носителе указывается: «Приложение к письму от (дата) № …». 
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном данным пунктом Инструкции 
для заверения копий документов на бумажном носителе, при этом на копии указывается, 
в какой информационной системе хранится электронный документ.

3.4.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа. 
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. 

3.4.28. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции 
или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. 
 
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение 
по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции: 


Максимову Н.П.
Прошу подготовить предложения 
к 25.10.2024 
(подпись)
(дата)

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.  
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). 
Максимову Н.П.
------------------------
Кузнецовой В.Ф.
Прошу подготовить предложения 
к 25.10.2024 
(подпись)
(дата)

3.4.29. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

3.4.30. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела 
по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.  Например:  

В дело № 01-18 за 2024 г. 
Главный специалист отдела  
Бухгалтерского учета и отчетности  
(подпись) (дата)

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.  

IV. Требования к оформлению муниципальных правовых актов

4.1. Органами местного самоуправления муниципальных образований создаются муниципальные правовые акты, предусмотренные Уставами муниципальных образований.

4.2. Подготовка постановлений, распоряжений осуществляется по поручению Главы Муниципального образования. Муниципальные правовые акты оформляются 
на государственном языке Российской Федерации.

4.3. Ответственность за качество подготовки постановлений, распоряжений 
и их согласование с заинтересованными сторонами несет Глава Муниципального образования и ответственные исполнители.

4.4. Постановления в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.5. Постановления, распоряжения печатаются на бланках постановлений, распоряжений (приложения № 10 - № 13). При оформлении распоряжений 
по личному составу могут использоваться типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1. 

4.6. Правовые акты печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) 
с использованием шрифта по выбору ОМСУ, входящего в стандартный пакет офисного программного обеспечения. Размер шрифта № 12 - 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле – 30 мм, правое – 10 мм и нижнее - 20 мм. При оформлении правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй 
и последующих страниц составляет 20 мм, листы нумеруются по середине верхнего поля, начиная со второго листа. 
При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

4.7. Постановления, распоряжения имеют следующие реквизиты:
 
4.7.1. Изображение Герба Муниципального образования МО УРИЦК.  
 
4.7.2. Наименование ОМСУ должно указываться в точном соответствии с Уставом внутригородского Муниципального образования Санкт-Петербурга Муниципального округа УРИЦК.
Сокращенное наименование органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.
 
4.7.3. Наименование вида акта – постановление, распоряжение - отделяется 
от наименования органа местного самоуправления 2 межстрочными интервалами.  
4.7.4. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 
2 межстрочными интервалами, оформляется цифровым способом, печатается от границы левого поля, проставляется после подписания акта. 

4.7.5. Регистрационный номер правого акта печатается арабскими цифрами 
от границы правового поля на уровне даты документа и состоит из знака «№» 
и порядкового номера документа, например, № 145.

4.7.6. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы от границы левого поля, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается 
через 1 межстрочный интервал. Распоряжения заголовка, как правило, не имеют.

4.7.7. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1 межстрочный интервал. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице. 
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине 
(по левой и правой границам текстового поля). Первая строка абзаца начинается 
на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться 
на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Констатирующая (преамбула) в распоряжениях может отсутствовать. 

Преамбула в постановлениях Местной администрации Муниципального образования МО УРИЦК завершается словами «Местная администрация Муниципального образования МО УРИЦК «П О С Т А Н О В Л Я Е Т», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», 
«во исполнение» и т.д. 
Если правовой акт готовится на основании другого документа, 
то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.  
Постановляющая (распорядительная) часть правового акта должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия 
и сроков исполнения и, как правило, подразделяется на пункты.  
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.  
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.  
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые правовые акты, должны соответствовать структуре основного документа.  
При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.7.8. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит 
из слов «Глава Местной администрации», инициалов и фамилии Главы Местной администрации. 
Слова «Глава Местной администрации» печатаются в одну строку от границы левого поля. 
Инициалы и фамилия Главы Местной администрации печатаются у правой границы текстового поля.

4.7.9. При наличии приложений (утверждаемые графики, схемы, таблицы, списки 
и др.) в тексте постановления или распоряжения в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2); … 
«согласно приложению», а на самом приложении оформляется отметка о приложении: 


Приложение № 1 
к постановлению Местной 
администрации Муниципального образования МО УРИЦК 
от 12.09.2023 № 24   
 
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. 
Приложения являются неотъемлемой частью постановления или распоряжения. Издание вместе с постановлением (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается. 
Если документ, утвержденный постановлением (распоряжением), впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется «гриф утверждения» (при необходимости, - с указанием номера приложения), в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение: например,
  
(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА 
Распоряжением 
Главы Муниципального образования МО УРИЦК 
от 18.06.2023  № 25 
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. 
Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 
2 межстрочными интервалами, от текста приложения – 2 межстрочными интервалами. 
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка 
не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
 Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. 
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) на каждой странице не повторяется, а дается их цифровое обозначение. 
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. 
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или индексом. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. 
На одной странице не должно проставляться более трех сносок. 
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым правовым актом, в обязательном порядке прилагаются к данному правовому акту. 

4.8. Правовые акты, подлежат согласованию, которое оформляется визой.

4.9. Правовые акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; распоряжения Главы Муниципального образования (Главы Местной администрации) по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Распоряжения 
по личному составу оформляются по тем же правилам, что и распоряжения по основной деятельности.

4.10. Решения печатаются на бланке решения Муниципального Совета, размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты в соответствии с Уставом Муниципального образования (приложение № 9):
а) изображения Герба как в цветном, так и в одноцветном варианте (в соответствии 
с Положениями о порядке официального использования гербов); 
б) наименования органа – Внутригородское Муниципальное образование города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК (Муниципальный Совет); 
в) наименования формы нормативного правового акта – решение; 
г) наименования решения Муниципального Совета;  
д) указания на орган, принявший решения Муниципального Совета – Муниципальный Совет Р Е Ш А Е Т;  
е) даты принятия решения Муниципального Совета;  
ж) должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего решения Муниципального Совета;  
з) места и даты подписания решения Муниципального Совета;  
и) знака, обозначающего номер решения Муниципального Совета. 
 
Реквизиты решения Муниципального Совета располагаются в следующей последовательности:  
а) в верхней части первой страницы текста решения Муниципального Совета посередине помещается изображение Герба как в цветном, так и в одноцветном варианте;  
б) ниже изображения Герба через 1 межстрочный интервал указывается наименование органа, принявшего решение;  
в) ниже наименования органа через 2 межстрочных интервала отдельной строкой указывается наименование акта – «Р Е Ш Е Н И Е», печатается полужирным шрифтом центровано прописными буквами, ниже через 2 межстрочных интервала;  

г) наименование решения Муниципального Совета располагается ниже указанного 
в пункте «в» настоящей части реквизита.  Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка 
не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается 
через 1 межстрочный интервал с выравниванием по центру.  
д) текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1 межстрочный интервал. 
Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице.  
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине 
(по левой и правой границам текстового поля). Первая строка абзаца начинается 
на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.  
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) 
и постановляющую часть. Преамбула в решениях Муниципального Совета завершается словами «Муниципальный Совет Муниципального образования МО УРИЦК
«Р Е Ш И Л», последнее слово печатается в разрядку полужирным шрифтом;  
е) под текстом решения Муниципального Совета указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего решения Муниципального Совета: в левой части – «Глава Муниципального образования», в правой части – инициалы и фамилия Главы Муниципального образования.  
 
4.11. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.11.1. Порядок оформления протоколов заседаний.  
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.  
 
В ОМСУ Муниципального образования оформляются следующие протоколы: 
протоколы заседаний постоянных комиссий Муниципального Совета;
- протоколы заседаний иных действующих депутатских временных (рабочих) комиссий Муниципального Совета;  
протоколы и заключения Контрольно-финансовой комиссий Муниципального Совета;  
протоколы публичных слушаний.

В ОМСУ протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение, 
как правило по оперативным вопросам.  
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной 
и основной. В вводной части указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании 
и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка 
на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: 
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 

Если в заседании принимают участие представители разных органов власти 
и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.  
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля 
и нумеруются арабскими цифрами.  

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:  

СЛУШАЛИ:  
ВЫСТУПИЛИ:  
РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола 
или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение (постановление) 
в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята 
на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -…, против-…, воздержалось - …». 
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается 
в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).  
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, 
а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц.  
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа 
от наименования должностей – фамилии и их инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:

Присутствовали: 
Генеральный директор ООО «Сказка»: 
Руководители домов культуры:
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
 
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии 
с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.  
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога 
«О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1-го интервала. Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии и инициалы печатаются через 1 межстрочный интервал.  
Затем указывается принятое по вопросу решение.  
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.  
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.  
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам, заверенные печатью.  
Протоколы печатаются на бланке решения Муниципального Совета, бумаги формата А4, размером шрифта № 12-14 и имеют следующие реквизиты:  
наименование органа местного самоуправления – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование органа власти;  
вид документа – ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру);  
вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал 
и выравнивается по центру; 
место проведения заседания – указывается (при необходимости), у кого проводится заседание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания» и выравнивается по центру;  
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом 
и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.  
Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).  
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 
1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.  
 
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Организационные акты протокольного характера подписываются председательствующим на заседании.  
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок 
из протоколов, которые оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта № 14 и содержат следующие реквизиты: наименование ОМСУ, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дата заседания, номер документа, место заседания, название рассмотренного вопроса, текст решения, подписи. Образцы оформления протоколов в приложениях № 14, № 15.

4.11.2. Положения, правила, инструкции. 
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ОМСУ.  
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.  
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности 
или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.  
 
Положения (правила, инструкции) применяются как правовые акты, утверждаемые руководителем органа местного самоуправления; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.  
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.  
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.  
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. 
В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», 
«не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста-эксперта).  
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. 
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, разделы, пункты и подпункты.  
Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация разделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.11.3. Деловое (служебное) письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями, должностными лицами, гражданами (приложения № 1, № 2). 

4.11.3.1. Различаются письма: запросы, уведомления, сообщения, сопроводительные, напоминания, подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные, приглашения, поздравления и др.  

4.11.3.2. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.  
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.  

4.11.3.3. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма (приложения 
№ 5 - № 8). При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении, печать.  
Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».
Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма («просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание» и др.) в деловых (служебных) письмах не указываются.
Реквизиты письма оформляются в соответствии с правилами, изложенными 
в разделе 3.4 Инструкции.

4.11.3.4. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты – те, которым письмо направляется для сведения.  
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.  
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу 
без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты 
или номер телефона-факса.

4.11.3.5. При составлении деловых писем используется вступительное обращение «Уважаемый…!», и заключительная этикетная фраза «С уважением, …». 
Кроме того, в заключительной части текста письма могут использоваться фразы: «Надеемся на дальнейшее развитие наших отношений», «Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество». 

4.11.3.6. Текст письма излагается:  
от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»); 
от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным ...», «институт не располагает возможностью ...»);  
от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …» и др.), 
если письмо оформляется на должностном бланке. 

4.11.3.7. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату 
по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) – на стандартных листах бумаги.  
Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно 
быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с п. 3.4.21. Инструкции.  

4.11.3.8. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации 
или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.  
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты 
и регистрационного номера.

4.11.3.9. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

4.11.4. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быт организация или конкретное лицо.
Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем – почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.
Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, 
как правило, печатается прописными буквами. 
Например:

Brook & SoN Toymakers
61-71 Steel Street
BRIDGETOWN
BR61 7RE
U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация 
не применяется.
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные 
для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США – название штата).
Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs – господа).
Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.
Например:
Mr. Andrew Roach
Sale Manager
Super Toys Ltd
Chatfield Road
№EWTOWN
№E12 0LD
U.S.A.

В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 
24 января 2017 г.
При составлении письма на английском языке допускается оформление даты 
в последовательности: год, месяц, день месяца.
Например: 
2017, January 24.
В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения 
по должности или по фамилии адресата. 
Например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».

4.11.5. Докладная (служебная записка) записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 17). 
Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. 
Внутренняя докладная записка, адресуется руководителю ОМСУ и исходит 
от сотрудника, внешняя - исходит от имени ОМСУ.
Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты: название вида документа, дата и заголовок к тексту, адресат, текст, подпись составителя (с указанием должности, инициалов и фамилии).  
Внешняя докладная записка должна включать следующие реквизиты: наименование ОМСУ, наименование вида документа, дату и номер, адресат, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.  

Структура текста докладной записки зависит от цели ее создания. Текст может состоять: 
из одной части (информационные и отчетные докладные записки), 
где содержится перечисление сведений о выполнении заданий, поручений, планов;  
из двух (инициативные докладные записки) смысловых частей. В первой части излагается анализ сложившейся ситуации, поэтому не рекомендуется употреблять «Довожу до вашего сведения...»; во второй – выводы и предложения. Характерными 
для этой части являются глаголы «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым».  
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя докладная записка подписывается руководителем ОМСУ.  
Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с угловым расположением реквизитов, внешняя- на общем бланке ОМСУ. 

4.11.6. Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов 
и событий, связанных с деятельностью организации.  
При подготовке актов используются утвержденные органами государственной власти унифицированные формы актов (при их наличии), при их отсутствии акт составляется в свободной форме.  
Для составления отдельных разновидностей актов (акта приема-передачи дел, проверки, ревизии и др.) могут использоваться электронные шаблоны актов. 

4.11.6.1. При составлении актов используются реквизиты: 
- наименование организации-автора документа; 
- наименование вида документа;  
- дата документа; регистрационный номер документа; 
- место составления или издания документа; 
- заголовок к тексту;  
- подпись.  

Реквизиты акта оформляются в соответствии с правилами, установленными 
в разделе 3.4 Инструкции.

4.11.6.2. Датой акта является дата составления акта и подписания 
его составителями. 
Отдельные разновидности актов утверждаются. При утверждении акта его датой является дата утверждения.

4.11.6.3. В вводной части акта в именительном падеже указывается:  
- основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);  
- составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).  
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.  

4.11.6.4. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.  
При необходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложения составителей.  
Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …» и др.).  
В заключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление акта конкретной разновидности.

4.11.6.5. Акт может иметь приложения. При наличии приложений, в тексте акта 
в соответствующем месте в скобках дается ссылка на приложение (приложение 0), 
на самом приложении в верхнем правом углу печатается слово «приложение», номер приложения, если приложений несколько), наименование акта, его дата. 

4.11.6.6. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.  
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования 
их должностей не указываются. Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

4.11.6.7. В необходимых случаях, если это установлено нормативными документами, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. 

4.11.6.8. В необходимых случаях после составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под подпись. При этом проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться 
с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении акта.

4.11.6.9. Порядок составления отдельных видов актов может быть регламентирован локальными нормативными актами организации.

4.11.7. Электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе муниципальных служащих ОМСУ. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, 
по телекоммуникационной сети ОМСУ могут передаваться при соблюдении требований законодательных и нормативных актов по защите информации. 

4.11.7.1. Электронные сообщения в адрес ОМСУ могут поступить по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес ОМСУ в сети Интернет, на электронные адреса должностных лиц ОМСУ.  
Для обеспечения юридической значимости электронных сообщений применяется электронная подпись в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 6 апреля 
2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 

4.11.7.2. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения, либо текст сообщения 
с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются ответственными за делопроизводство.

4.11.7.3. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты документов, содержащих информацию составляющую служебную тайну.

4.11.7.4. Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, 
в состав которых входят:  
- адрес получателя в формате электронной почты;  
- адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты;  
- заголовок сообщения (тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения;  
- служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка 
о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; 
имя отправителя и обратный электронный адрес и др.). 

4.11.7.5. Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду на создание сообщения, 
по исполнении которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению. 

4.11.7.6. В текст сообщения могут включаться краткие пояснения или указания 
к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню «Прикрепить файл» выбранной программы почтового клиента.

4.11.7.7. При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе. 

4.11.8. Факсимильные сообщения в ОМСУ используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения 
ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа. 

4.11.8.1. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками 
«Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе муниципальных служащих органов местного самоуправления. 

4.11.8.2. Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.11.8.3. Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяется его видом (распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника 
не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.

4.11.8.4. Документы, поступившие на факсимильный аппарат, передаются ответственному за делопроизводство, лицо, ответственное за делопроизводство снимает копию с поступившей факсограммы перед тем, как поместить его в дело.

4.11.9. Телефонограммы в ОМСУ используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, 
не более 50 слов.
Принимаемые и отправляемые телефонограммы регистрируют в журналах.

4.11.10. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать 
от имени ОМСУ, а также определяет условия реализации и границы этих прав.

4.11.10.1. Доверенность оформляется на бланке ОМСУ на основе продольного расположения реквизитов вдоль верхнего поля документы на листе бумаги формата 
A4 шрифтом № 12. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

4.11.10.2 Оформление доверенностей в ОМСУ осуществляется в соответствии 
со ст. 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

4.11.10.3. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий 
от имени ОМСУ, представления интересов ОМСУ в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в местной администрации.

4.11.10.4. В тексте доверенности указываются следующие сведения: полное наименование ОМСУ; фамилия, имя, отчество; должность и паспортные данные доверенного лица; объем и содержание предоставляемых полномочий; срок действия доверенности.

4.11.10.5. Доверенность подписывает глава ОМСУ или иное лицо, исполняющее его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати ОМСУ.


V. Согласование проектов документов.
Подписание (утверждение) проектов документов

5.1. Согласование документа (проекта) проводится до его подписания руководителем в целях оценки его соответствия законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам органа местного самоуправления, качества 
и эффективности предлагаемого решения. 

5.2. Согласование документов (проектов) с работниками органа местного самоуправления и/или другими организациями организует исполнитель. 

5.3. Документы согласуются:  
- соисполнителями (при их наличии);  
- работниками ОМСУ, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны 
в документе в качестве исполнителей;
 - с ответственным за делопроизводство.  
Документы, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются 
с финансовым подразделением. Не допускается направлять на согласование документ одновременно двум или более работникам. 

5.4. Внешнее согласование документа осуществляется посредством направления его в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

5.5. Сроки согласования документов составляют:  
- деловых (служебных) писем – 1-3 рабочих дня;  
- постановлений, распоряжений без приложений – 1-3 рабочих дня;  
- постановлений, распоряжений с приложениями справочного характера – 
3-5 рабочих дней; 
- приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости 
от их объема  (не более 50 страниц) – 5-10 рабочих дней;
- локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) – 5-10 рабочих дней;  
- протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, 
в зависимости от объема документа – 1-3 рабочих дня.  
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование, 
не должны составлять более 30 календарных дней. В конкретных случаях в зависимости 
от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен 
или увеличен по решению руководителя. 

5.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки 
о согласовании (гриф согласования и виза) оформляются в соответствии с пп. 3.4.20. 
и 3.4.21. Инструкции.  
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма 
и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.  
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

5.7. Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на документе.

5.8. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения 
о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на документе или в листе согласования гриф согласования в соответствии с п. 3.4.20. Инструкции. Письма 
о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к документу. 

5.9. В результате согласования документа (проекта) работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений: 
- согласовать документ без замечаний;  
- согласовать документ с замечаниями;  
- отклонить документ;  
- указать, что не имеет отношения к документу (проекту) (рассмотрение вопроса, 
по которому принимается решение, не входит в зону ответственности работника). 
Возражения, возникающие при согласовании документа (проекта), излагаются 
в справке, которая прилагается к документу (проекту), требующему согласования.  
Если документ (проект) согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем документ (проект) 
не требует повторного согласования. 
Документ (проект) отклоняется лицом, согласующим документ, в двух случаях: 
по документу (проекту) имеются существенные (принципиальные) замечания (замечания 
в отношении состава исполнителей, сроков исполнения, объемов финансирования и др.); принципиальное несогласие с документом (проектом). 

5.10. Несогласованный документ (проект) требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования. Срок доработки документа 
не должен превышать одного-трех рабочих дней. 
5.11. Сроки повторного согласования документа (проекта) устанавливаются 
в соответствии с п. 5.5. Инструкции. 

5.12. Руководитель ОМСУ вправе принять решение не учитывать замечание (замечания) лиц, участвовавших в согласовании документа. В этом случае исполнителем составляется реестр неучтенных замечаний, который вместе с документом представляется руководителю ОМСУ. Реестр неучтенных замечаний подписывается исполнителем.  

5.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания решает руководитель.  
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает документ (проект) 
в соответствии с учетом замечаний.  
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

5.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем ОМСУ или лицом, исполняющим его обязанности. 
 
5.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки, справки и др.) на имя руководителя ОМСУ подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы 
его полномочий.

5.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем ОМСУ или лицом, исполняющим его обязанности. 

5.17. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией). 

5.18. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству сторон – авторов документа. При направлении письма или внутреннего информационного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа. 

5.19. Подпись на документе оформляется в соответствии с п. 3.4.22. Инструкции.  

5.20. Утверждение документа производится:  
- непосредственно руководителем – проставлением собственноручной подписи 
в грифе утверждения;  
- постановлением или распоряжением ОМСУ.  

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. 

5.21. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов и другие документы. Перечень утверждаемых документов приведен в приложении 
№ 32.
Оформление грифа утверждения производится в соответствии 
с п. 3.4.16. Инструкции.

5.22. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица 
на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью. Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации, приведен в приложении № 33.  

Печать на документе проставляется в соответствии с п. 3.4.24. Инструкции. 

VI. Организация документооборота
6.1. Принципы организации документооборота.

6.1.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания 
и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем и др.).

6.1.2. Цель организации документооборота – обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота – организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда 
и времени, в условиях электронного документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами. 

6.1.3. В условиях применения СЭД в ОМСУ используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться 
и использоваться исключительно в форме электронных документов. 
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно 
в форме электронных документов, утверждается руководителем ОМСУ.

6.1.4. В процессе документооборота обеспечивается: 
- прием и первичная обработка входящих документов; 
- предварительное рассмотрение входящих документов; 
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; 
- рассмотрение документов руководством; 
- доведение документов до исполнителей; 
- подготовка проектов документов; 
- подписание проектов документов; 
- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа 
(копии документа) в дело; 
- обработка и отправка исходящих документов. 

6.1.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется 
в пределах календарного года.

6.1.6. В документообороте ОМСУ выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются: 
- документы ОМСУ;  
- документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии); 
- документы организаций; 
- парламентские запросы и ответы на них; 
- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов Законодательного собрания Санкт-Петербурга и депутатов представительных ОМСУ 
и ответы на них; 
- обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций 
о предоставлении информации о деятельности государственного органа 
и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них; 
- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. 

6.1.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), через сайт ОМСУ, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» 
и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее - Портал государственных услуг).

6.1.8. Делопроизводство в ОМСУ ведет ответственный за делопроизводство, 
на которого руководитель своим распоряжением возложил данные обязанности.

6.2. Прием и первичная обработка входящих документов

6.2.1. В ОМСУ доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

6.2.2. Прием документов осуществляется специалистом, ответственным 
за делопроизводство. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются ответственному за делопроизводство для регистрации и/или учета.
6.2.3. Все поступившие в ОМСУ документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:  
- проверку правильности доставки документов;  
- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);  
- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» 
и графами ограничения доступа к документу);  
- проверку целостности входящих документов, включая приложения;  
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки; проставление отметки 
о поступлении документа в организацию.

6.2.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению 
или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.  
 
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, 
не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю ОМСУ и в службу безопасности (при ее наличии).

6.2.5. При повреждении входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками ОМСУ.  
Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю. 
Электронная копия акта хранится в ОМСУ. 

6.2.6. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:  
- если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;  
- если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;  
- при большом расхождении между датами подписания и получения документов.  
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается 
на хранение в дело и уничтожаются после истечения срока хранения документа.  

6.2.7. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа 
к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются 
и передаются: 
- с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;  
- с грифами ограничения доступа – сотруднику ОМСУ, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

6.2.8. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций 
по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются ответственным 
за делопроизводство. 
Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам в форме электронных документов и подписанные усиленной квалифицированной подписью, распечатываются на бумажный носитель, в последующем работа с ними ведется как с документами на бумажном носителе. 

6.2.9. Первичная обработка электронных копий документов, полученных 
по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации и др.) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

6.2.10. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. 
Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен 
в приложении № 34.  
Для учета и регистрации поступающих и отправляемых документов применяются специальные формы журналов (приложения № 35, № 36). 

6.3. Регистрация входящих документов

6.3.1. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа 
их доставки один раз ответственным за делопроизводство.  
Документы, поступающие из других организаций непосредственно работникам ОМСУ, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации 
и предварительного рассмотрения ответственному за делопроизводство. 

6.3.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления 
или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня 
или в нерабочее время.  
Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения.

6.3.3. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрируются ответственным 
за делопроизводство в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение 
№ 35), с присвоением регистрационного номера.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года. 

6.3.4. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в организацию, в которой фиксируется дата поступления (при необходимости – время поступления в часах и минутах), и регистрационный номер документа 
в соответствии с п. 3.4.27. Инструкции.
6.3.5. Документы на иностранных языках, поступившие в ОМСУ, 
после регистрации, передаются в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства ОМСУ. 
6.4. Предварительное рассмотрение документов

6.4.1. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения, поступающих в ОМСУ документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно работникам.

6.4.2. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется ответственным за делопроизводство после регистрации документов.  
Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками «Незамедлительно», «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» или др. 

6.4.3. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в ОМСУ и на имя его руководителя.  
Документы конкретным специалистам, как правило, передаются 
им без предварительного рассмотрения.

6.4.4. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в ОМСУ распределения функциональных обязанностей между руководителем и специалистами ОМСУ.

6.4.5. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются 
на документопотоки, направляемые:  
- на рассмотрение руководителя ОМСУ (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности ОМСУ);  
- на рассмотрение специалистов.

6.4.6. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются руководителю ОМСУ для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний 
по исполнению). 

6.5. Рассмотрение документов руководителем 
и передача документов исполнителям

6.5.1. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.  
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы 
и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

6.5.2. Результаты рассмотрения документа руководителем оформляются 
в виде резолюции в соответствии с п. 3.4.28. Инструкции.

6.5.3. После рассмотрения руководством документы возвращаются ответственному за делопроизводство для перенесения указаний по исполнению в журнал регистрации. 
В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется должностному лицу - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов. Исполнитель при получении документа расписывается в журнале регистрации о получении документа с проставлением даты получения. 

6.5.4. Документы после их регистрации и рассмотрения руководством передаются работникам в соответствии с резолюцией на исполнение.

6.5.5. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, 
в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются копии документа. 

6.6. Порядок прохождения и регистрации исходящих документов

6.6.1. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами 
и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются 
в журнале исходящих документов.

6.6.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания 
или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

6.6.3. Перед регистрацией исходящих документов ответственный 
за делопроизводство проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов 
по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

6.6.4. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.
Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, 
то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения 
о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе. 

6.6.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.  
Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на подлиннике отправляемого документа, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, 
в соответствии с пп. 3.4.11. и 3.4.12. Инструкции.
6.6.6. Подлинник исходящего документа, подписанного руководителем ОМСУ 
или иным уполномоченным им лицом, передается на отправку, копия документа 
на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.  
Если документ создан в электронной форме и отправляется адресату также 
в электронной форме, то копия документа распечатывается на бумажный носитель со всей относящейся к ней информацией и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.6.7. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые 
из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).  
Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется 
в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

6.6.8. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку 
с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).  
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера 
к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.  
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день 
их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

6.6.9. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется 
по указанию лица, подписавшего документ.

6.6.10. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию с ответственным по делопроизводству ОМСУ.

6.6.11. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю 
в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем ОМСУ или должностному лицу в форме электронного документа, 
и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем 
в письменной форме. 

6.6.12. По выбору заявителей ОМСУ предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности. 

6.6.13. На поступившее в ОМСУ обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте ОМСУ 
в сети «Интернет» на основании Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ 
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 

6.7. Организация прохождения внутренних документов

6.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

6.7.2. Проекты распорядительных документов (постановлений, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются ответственному за делопроизводство для проверки правильности 
их оформления. 

6.7.3. Правильно оформленные постановления, распоряжения передаются 
на подпись руководителю ОМСУ или иному уполномоченному им лицу.

6.7.4. Подписанные постановления, распоряжения по основной деятельности регистрируются в журнале регистрации правовых актов. Постановлениям, распоряжениям 
по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер распоряжения по личному составу может дополняться буквенным обозначением (№ 25-к). 

6.7.5. Подлинники постановлений, распоряжений по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ОМСУ (см. раздел 10.1. Инструкции).  
Копии постановлений, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки. 
Копии постановлений, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 3.4.26. Инструкции.  

6.7.6. Протоколам заседаний, совещаний, проводимых руководством 
и коллегиальными (совещательными) органами, присваиваются порядковые номера 
в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии), выборного органа по каждой группе протоколов отдельно.  
Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела 
в соответствии с номенклатурой дел ОМСУ (см. раздел 6.1. Инструкции).  

6.8. Учет и анализ объемов документооборота

6.8.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных 
за определенный период времени, может проводиться по ОМСУ в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе подлинникам 
и копиям.
6.8.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным регистрационно-учетных журналов.  

6.8.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых 
при печати и копировании (тиражировании). 

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. 

6.8.4. Результаты учета количества документов ежегодно обобщаются ответственным за делопроизводство и представляются Главе ОМСУ.

VII. Управление документами в системе электронного документооборота

7.1. Доступ к работе в СЭД ОМСУ должны иметь только зарегистрированные пользователи.

7.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан 
на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

7.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством ОМСУ или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования документа в СЭД формируется лист согласования.

7.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении 
и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
- наименование ОМСУ, организации - адресата;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- дата поступления документа;
- входящий регистрационный номер;
- способ доставки документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- количество основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений;
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения;
- срок исполнения документа;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа к документу;
- сведения об электронной подписи;
- результат проверки электронной подписи;
- электронный адрес корреспондента;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

7.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие документы:
- наименование ОМСУ, организации - адресата;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- количество основного документа;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений;
- гриф ограничения доступа к документу;
- подразделение – ответственный исполнитель документа;
- сведения об электронной подписи;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
- электронный адрес корреспондента;
- способ доставки документа адресату.

7.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
- наименование подразделения, подготовившего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- подразделение (должностное лицо) – исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения;
- отметка о контроле;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

7.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов 
на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
- наименование организации – адресата;
- дата обращения гражданина, организации;
- регистрационный номер обращения (для обращения организаций);
- дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
- дата поступления обращения гражданина, организации;
- входящий регистрационный номер;
- краткое содержание обращения гражданина, организации;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений;
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения;
- срок исполнения документа;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);
- отметка о контроле;
- сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);
- результат проверки электронной подписи;
- электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
- почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);
- вопрос по тематическому классификатору;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

7.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься
 иные сведения.

7.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, 
а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.
При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

7.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы 
и справочники, в том числе:
- классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений ОМСУ, должностных лиц ОМСУ, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел ОМСУ;
- справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

VIII. Контроль исполнения документов (поручений)

8.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях 
их своевременного и качественного исполнения.

8.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:  
- исполнения документов (поручений) по существу - руководителем, иными должностными лицами ОМСУ;  
- сроков исполнения документов (поручений) - ответственными 
за делопроизводство.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, 
в том числе зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 3.4.29. Инструкции.  

8.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), 
если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений 
или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся 
на контроль по каждому поручению отдельно.
Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 
2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений 
и указаний Президента Российской Федерации».

8.4.  Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:  
- постановку документов (поручений) на контроль;  
- проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; 
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); 
- снятие с контроля документов (поручений);  
- учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений); 
- информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) 
и состоянии исполнительской дисциплины.

8.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

8.6.  Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях 
с даты, следующей за датой регистрации документа.
Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются 
в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания). 

8.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится 
на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий 
за ним рабочий день.

8.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

8.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;  
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» - в течение одного-двух дней, «срочно» – в 3-дневный срок; «оперативно» – 
в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами;  
- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;  
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения;  
- по межведомственным запросам о представлении документов 
и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг – 
5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;  
- по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации. 

8.10. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или автор поручения (указания).
8.11. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, ответственный за делопроизводство проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

8.12.  Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).  

8.13. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
-  документов (поручений) последующих лет – не реже одного раза в год;  
- документов (поручений) последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; 
- документов (поручений) текущего месяца – за 5 дней до истечения срока исполнения. 

8.14. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляет ответственный за делопроизводство с использованием электронной почты или в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируется в ЭРК СЭД 
или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

8.15. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления 
и даты исполнения.
 Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.      
Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются. 
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует ответственного за делопроизводство. 
Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться 
с обязательным информированием ответственного за делопроизводство.

8.16. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. 
Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием 
для снятия его с контроля.
8.17. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля 
на основании подготовленного ответа.
Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, 
с обязательным информированием ответственного за делопроизводство.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело 
в соответствии с пунктом 3.4.30. Инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или журнал регистрации входящей корреспонденции, используемый для контроля исполнения.  

8.18. В случае, если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, 
он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

8.19. Ответственный за делопроизводство анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины 
и направляет руководителю ОМСУ и руководителям структурных подразделений отчеты 
о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по ОМСУ в целом, 
по структурным подразделениям и, при необходимости, ‒ по отдельным исполнителям. 

IX. Организация работы исполнителя с документами

9.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения 
или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации или руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

9.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший 
на исполнение, не имеет отношения к компетенции указанного в резолюции исполнителя, документ в тот же день или на следующий рабочий день возвращается ответственному 
за делопроизводство для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение 
к другому исполнителю.

9.3. Исполнение документа предусматривает:
- сбор и анализ необходимой информации;
- подготовку проекта документа и его оформление; 
- согласование проекта документа с заинтересованными лицами;  
- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования 
(в случае серьезной корректировки документа проводится его повторное согласование); 
- в необходимых случаях ‒ подготовку списка (указателя) рассылки документа, 
если документ адресован группе организаций;  
- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководителю;  
- подготовку документа к отправке и передача копии документа в дело (выполняет ответственный за делопроизводство). 

9.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность 
за подготовку документа несет исполнитель, указанный в резолюции первым 
или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

9.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. 
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные 
им сроки необходимые материалы (документы, справки и др.). 

Исполнители не имеют права представлять документ руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном документе.

9.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ 
по указанию руководителя передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии ответственному за делопроизводство для внесения изменений 
в ЭРК документа в СЭД или в журнал регистрации входящей корреспонденции. 

9.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела ответственному за делопроизводство (в случае необходимости, ‒ по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) 
и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, 
и работником, принявшим документы). 

9.8. Результатом исполнения документа является документ, подготовленный исполнителем.
Документ со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный 
в соответствии с правилами, установленными в разделе 3. Инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными лицами и, при необходимости, с другими организациями.
Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке ОМСУ установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
9.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) документа со всеми заинтересованными лицами и проводит его доработку по замечаниям в соответствии с разделом 3. Инструкции.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), автор замечания, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, - причину отклонения). 

9.10. После доработки и повторного визирования (согласования) документ передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости ‒ справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

9.11. Подписанный документ исполнитель передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.  

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, 
в которое должен быть включен документ.

9.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения. 

9.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 

9.14. ОМСУ ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям, на основании Указа Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге
и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций».

9.15. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан

9.15.1. Прием и регистрацию обращений граждан осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство. 

9.15.2. Все поступающие письменные обращения граждан регистрируются 
в журнале регистрации по утвержденной форме в день их поступления. Не подлежат регистрации и рассмотрению письма, предложения, заявления, жалобы граждан 
без указания фамилии заявителя, данных о его месте жительства, работы или учебы, 
а также не содержащие предложения, заявления и жалобы. Указанные виды документов формируются в дело временного срока хранения.

9.15.3. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения 
тем должностным лицам, действия которых обжалуются. 

9.15.4. Личный прием граждан осуществляется Главой муниципального образования. Данные о гражданах, пришедших на личный прием, регистрируются 
в журнале учета личного приема посетителей.

9.15.5. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение 
с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, в остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.15.6. Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах, подготовка ответов в соответствии с поручениями Главы муниципального образования по итогам приемов возлагаются на ответственного за делопроизводство, который организует делопроизводство и контроль исполнения поручений.  

X. Документальный фонд органа местного самоуправления

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии 
и их передачу в архив ОМСУ в соответствии с требованиями, установленными 
нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Документы, созданные и полученные в процессе деятельности ОМСУ, образуют документальный фонд ОМСУ.
Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения 
по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти 
в сфере архивного дела и делопроизводства.
Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства 
или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых 
в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве ОМСУ разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.
Номенклатура дел ОМСУ закрепляет классификацию (группировку) документов 
в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел ОМСУ включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах местного самоуправления муниципальных образований, 
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

10.1.1. Номенклатура дел является основой дел для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, 
в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных 
(до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта 
Российской Федерации, определяющим деятельность ОМСУ, положением об ОМСУ, регламентом ОМСУ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами ОМСУ, содержащими сведения об образующихся 
в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел 
(при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, 
с указанием сроков их хранения.

10.1.3. ОМСУ муниципального образования, являющиеся отдельными источниками комплектования ЦГА СПб, составляют номенклатуру дел Муниципального Совета 
и номенклатуру дел Местной администрации.

10.1.4. Номенклатура дел ОМСУ составляется на основе изучения состава 
и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

10.1.5. Номенклатура дел ОМСУ составляется должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства и архивное дело на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.
10.1.6. Наименованиями разделов номенклатуры дел ОМСУ являются наименования структурных подразделений ОМСУ, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов.

10.1.7. Номенклатура дел ОМСУ подписывается ответственным 
за делопроизводство, визируется Главой Местной администрации МО УРИЦК (ответственным за архив), утверждается Главой Муниципального образования 
МО УРИЦК после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией (далее - ЭК) ОМСУ и один раз в 5 лет с ЭПМК ЦГА СПб (приложение № 19).

10.1.8. Номенклатура дел ОМСУ составляется в трех экземплярах:
- 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел;
- 2-й экземпляр передается в архив ОМСУ в качестве учетного документа; 
- 3-й экземпляр передается в ЦГА СПб, источником комплектования которого является ОМСУ.  
В структурные подразделения ОМСУ номенклатура дел рассылается ответственным за делопроизводство в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов 
на бумажном носителе.

10.1.9. В конце каждого года номенклатура дел ОМСУ уточняется и утверждается руководителем ОМСУ.

10.1.10. Утверждение номенклатуры дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.
В случае изменения функций и структуры ОМСУ номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

10.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений ОМСУ, постоянно и временно действующих совещательных 
и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, 
что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

10.1.12. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно 
в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее ответственному 
за делопроизводство. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 11 Правил, 
и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел ОМСУ.

10.1.13. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные 
для этого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями 
о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются ответственному за делопроизводство ОМСУ.

10.1.14. Ответственным за делопроизводство ОМСУ на основе полученных 
из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных 
в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается ответственным 
за делопроизводство и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в ОМСУ в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел ОМСУ хранится у ответственного 
за делопроизводства ОМСУ до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии 
с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив ОМСУ.

10.1.15. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел 
и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству ОМСУ.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела номенклатуры
и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 

Например: 
01-05, где: 
01 – код структурного подразделения  
05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.  

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы. 

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, 
не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

10.1.16. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление 
в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» 
и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. 
Заголовок дела отражает признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано 
и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:  
а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы и т.д.);  
б) авторский - наименование ОМСУ, должностного или иного лица, создавших документы (автор документа); 
в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому будут адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);
г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела; 
д) хронологический - дата (период), к которым относятся документы дела; 
е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; 
ж) указание на копийность документов дела. 

10.1.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, 
и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении конкурса по благоустройству (положение, списки, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:  
Например:
«Переписка с районным военкоматом по вопросам воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. 
Например: 
«Переписка с организациями, учреждениями, предприятиями муниципального образования по вопросам основной деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. 
Например:  
«Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий». 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. 
Например:  
«Переписка с Администрацией Красносельского района по вопросам основной деятельности».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, 
а указывается их общее видовое название:
Например:
«Переписка с учреждениями культуры административных округов Санкт-Петербурга»; 
- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: 
Например:
«Переписка с централизованной бухгалтерией».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). 
Например:  
- годовые бюджетные сметы;  
- годовые статистические сведения о численности населения (ф.№.). 

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.  
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. 
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

10.1.18. Графа 3 номенклатуры дел «Количество томов (частей)» заполняется 
по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).
По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) 
и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:  
Например:
Том 1. 11.01.2024 – 
30.06.2024
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо то их объема, включаются в одно электронное дело.

10.1.19. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей, определяемые Перечнем документов. Срок хранения дел, указанных в графе, исчисляются с 1 января, следующего за годом окончания дела.

10.1.20. В графе 5 «Примечания» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки 
о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2023 г.), о выделении дел 
к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечания» отмечается, что дело ведется в электронном виде 
с указанием наименования информационной системы: «Электронные документы. 
СЭД «Канцелярия».

10.1.21. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения 
о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного 
и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» 
и переходящих. 
Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.  
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений ОМСУ.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив ОМСУ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности 
и подписи лица, передавшего сведения. 

10.2. Формирование дел на бумажном носителе 
и организация их текущего хранения

10.2.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации 
или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту
их формирования.

10.2.2. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. 

10.2.3. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:
- в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;  
- в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- приложения помещаются в дело вместе с основными документами (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской 
на общих основаниях;
- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
  - в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры 
и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы
на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). 
При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии
в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе 
с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2».
Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, 
вопросно- логической последовательности или их сочетании.

10.2.4. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания 
к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. 
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, 
если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 
250 листов. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов
Локальные нормативные акты (положения, уставы, инструкции и др.), утвержденные распорядительными документами, являются приложениями 
к ним и группируются вместе с указанными документами.  
Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов 
по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии 
со сроками хранения. 
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере 
их поступления. 
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана. 
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов.  
Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся 
на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.  
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам 
и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки 
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются
в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ОМСУ 
и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии 
с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению 
в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

10.2.6. Формирование и хранение дел до передачи их в архив ОМСУ осуществляется структурным подразделением и/или ответственным за делопроизводство, электронных дел – в СЭД ОМСУ.

10.2.7. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются 
в шкафах, сейфах, а также в специально отведенном для этой цели помещении 
на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.
Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии 
с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел, 
при необходимости номер тома дела, дату дела.

10.2.8. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 1 года, а затем сдаются в архив ОМСУ.
Выдача дел сотрудникам ОМСУ производится с разрешения Главы муниципального образования. Временная выдача дел осуществляется не более чем на один месяц. 
После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

10.2.9. Иным государственным органам, органам местного самоуправления 
и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов 
с разрешения Главы муниципального образования МО УРИЦК или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности ОМСУ, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти 
и разрешения руководителя ОМСУ или иного уполномоченного лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах 
и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятии подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

10.2.10. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и ответственным за делопроизводство должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов
и дел:
- перед передачей документов в архив ОМСУ;
- при смене руководителя структурного подразделения, ответственного 
за делопроизводство
- при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.
По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются 
все обнаруженные недостатки в состоянии дел (приложение № 31). Акты проверки представляются заместителю руководителя ОМСУ, курирующему проверяемое структурное подразделение.

10.2.11. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется ответственному за делопроизводство.
10.2.12. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом ответственным за делопроизводство и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных
(до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится у ответственного за делопроизводство и в структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив ОМСУ при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа 
его копией.

10.3. Экспертиза ценности документов

10.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных 
и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:  
- при составлении номенклатуры дел;  
- при подготовке дел к передаче в архив ОМСУ;  
- в архиве ОМСУ. 

10.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов 
в ОМСУ МО УРИЦК распоряжением Главы Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета создается экспертная комиссия 
(далее – ЭК).  
Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом ОМСУ.  

10.3.3. Основными функциями ЭК являются:  
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;  
- рассмотрение и согласование проектов номенклатур дел организации, проектов описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, 
в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению документов, 
не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов (пункт 106 Правил), актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (пункт 104 Правил) (приложение № 30);  
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

10.3.4. Ежегодно ответственным за делопроизводство ОМСУ совместно с ЭК ОМСУ проводится экспертиза ценности документов.

10.3.5. При проведении экспертизы ценности документов с целью подготовки дел 
к передаче в архив ОМСУ осуществляется:  
- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, 
в том числе по личному составу, для передачи в архив ОМСУ;  
- отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения 
и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;  
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 

10.3.6. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.  
Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов – 
по документному) просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

10.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в ОМСУ составляются описи дел, документов структурных подразделений постоянного хранения, временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению (архивных) документов, 
не подлежащих хранению. 
Проекты описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу 
и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК ОМСУ одновременно.

10.4. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив ОМСУ
10.4.1. Оформление дел на бумажном носителе

10.4.1.1. Дела, образовавшиеся в деятельности ОМСУ и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения.
Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.  
Оформление дел проводится в структурных подразделениях ОМСУ по месту формирования документов в дела.

10.4.1.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает: 
- изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов; 
- нумерацию листов в деле;  
- составление листа-заверителя дела (приложение № 24);  
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 26);
- оформление обложки дела по установленной форме (приложение № 25);    
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся 
в закрытых твердых папках или в коробках).

10.4.1.3. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились 
в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела 
не нумеруются, листы – заверители дела не составляются. В обязательном порядке 
в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты обложки дела: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов. 

10.4.1.4. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:  
- наименование ОМСУ;
- наименование структурного подразделения;  
- индекс дела по номенклатуре дел;  
- номер тома (части);  
- заголовок дела (тома, части);  
- крайние даты дела (тома, части);  
- количество листов в деле; 
- срок хранения дела; 
- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут переданы документы ОМСУ.  
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование вышестоящей организации указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии); 
- наименование ОМСУ указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии 
с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках); 
- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел;  
- заголовок дела переносится из номенклатуры дел;  
- даты дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. 
Наименование ОМСУ указывается по последнему году включения документов 
в опись дел, документов, опись электронных документов.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии). В необходимых случаях 
в заголовок вносятся уточнения (номера постановлений, протоколов и др.).  
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись:  
«В деле имеются документы за…год (ы)».  
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.  
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого 
и последнего протокола. 
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме 
и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине. 
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов 
или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

10.4.1.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.  
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.  
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные, специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
Листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно.  
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. 
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.  
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

10.4.1.6. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.).  
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.  
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется 
на обложке дела.  
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный 
лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.  

10.4.1.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая 
в его начало.  
Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.  
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.  
Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами 
и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.  
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.  

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 

10.4.1.8. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения 
и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) 
или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления (булавки, скрепки, скобки, пружины и др.), а также термопереплеты из документов удаляются. 

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках. 

10.4.2. Подготовка электронных документов к передаче в архив ОМСУ

10.4.2.1. Подготовка электронных документов к передаче в архив ОМСУ осуществляется сотрудником подразделения - владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

10.4.2.2. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив ОМСУ, выполняются следующие основные процедуры работы с документами: 
- конвертация электронного документа в формат архивного документа;
- формирование в информационной системе ОМСУ электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа 
в формате PDF/A;
- формирование описи электронных дел, документы структурных подразделений; 
- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив ОМСУ не по информационно-коммуникационным каналам; 
- проверка воспроизводимости электронных документов; 
- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
- подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив ОМСУ.

10.4.2.3. Электронные документы передаются в архив ОМСУ по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии 
с установленными правилами и без сохранения данных электронных документов 
в соответствующих информационных системах.

10.5. Составление описей дел

10.5.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения 
и по личному составу (приложения № 21 - № 23).

10.5.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета 
и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел 
с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.5.3. Описи дел, документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) 
не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве 
(приложение № 20).
Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному 
за архив) в электронной форме.

10.5.4. Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- на дела по личному составу;
- на дела (при наличии), состоящие из документов, характерных для организаций (научно-техническая документация и др.);
- на электронные и аудиовизуальные документы. 
На дела временных (до 10 лет) сроков хранения описи не составляются, в архив ОМСУ такие дела не передаются. 
Описи дел составляются по формам, установленным Правилами хранения 2023 г.

Описи дел, документов постоянного хранения утверждаются ЦЭПК Архивного комитета Санкт-Петербурга и утверждаются Главой муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета МО УРИЦК. 
Описи дел, документов по личному составу согласовываются с ЭПМК ЦГА СПб 
и утверждаются Главой муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета МО УРИЦК.

10.5.5. Дела постоянного хранения и по личному составу в описях систематизируются по хронологическому признаку (по периодам или датам, к которым относятся документы).

10.5.6. Внутри разделов дела должны располагаться по номинальному признаку, 
то есть по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов.

Порядок заполнения граф описи дел, документов постоянного хранения:  
- графа 1 - «Номер по порядку» - подразумевает поединичный учет путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера;  
- графа 2 - «Индекс дела» - указывается номер записи по номенклатуре дел;  
- графа 3 - «Заголовок дела» - записывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, в необходимых случаях они уточняются. Точка после заголовка 
не ставится;  
- в графе 4 – «Крайние даты» - указываются даты первого и последнего документа, вошедшего в дело, если они не указаны в заголовке дела.  
Крайние даты указывают цифровым способом, либо словесно-цифровым, 
при этом сокращения названий месяца не допускаются;  
- в графе 5 - «Количество листов» - проставляется число листов в деле в соответствии с листом-заверителем; 
- в графе 6 - «Примечания» - против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».

10.5.7. Описи дел, документов по личному составу и временных (свыше 10 лет) сроков хранения имеют дополнительную графу 5 - «Срок хранения», где указывается срок хранения документов.

10.5.8. При составлении описи дел, документов, описи электронных документов соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись полностью;  
- каждое дело, том, электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; 
- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены 
на обложку дела (для электронных документов – в соответствии с регистрационно-учетными сведениями (метаданными), сформированными в информационной системе);
- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях 
их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и о наличии копий.
В конце описи дел, документов, описи электронных документов за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами 
и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, документов, описи электронных документов, а также оговариваются особенности нумерации дел 
в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

10.5.9. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии 
с номенклатурой дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску.
Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, подписывается ответственным 
за делопроизводство и руководителем структурного подразделения. Акт об утрате документов утверждается руководителем ОМСУ или уполномоченным им лицом 
и передается вместе с описью дел, документов структурного подразделения лицу, ответственному за архив (приложение № 27).

10.5.10. Законченная опись дел, документов на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.
Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается 
или переплетается.
Каждая законченная опись дел, документов, электронных документов, каждый том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

10.5.11. На титульном листе описи дел, документов, описи электронных документов указывается:
а) полное наименование государственного (муниципального) архива;
б) полное наименование ОМСУ, сокращенное наименование (при наличии);
в) номер архивного фонда (в случае, когда документы уже передавались 
на постоянное хранение в ЦГА СПб указывается номер фонда, присвоенный
в ЦГА СПб, после первой передачи дел на хранение);
г) номер описи - присваивается по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в ЦГА СПб, то номер описи согласовывается с ЦГА СПб;
д) название описи - пишется полное название описи с указанием срока хранения документов в описи и категории документов, вошедших в нее;
е) крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование ОМСУ указывается по последнему году включения документов 
в опись дел, документов, опись электронных документов.

10.5.12. В предисловии к описи дел, документов, описи электронных документов указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения.

10.5.13. Описи дел, документов, которые предполагается представить 
на согласование ЦЭПК Архивного комитета Санкт-Петербурга и ЭПМК СПб печатаются 
с одной стороны листа.

10.6. Передача дел на архивное хранение

10.6.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы 
по личному составу передаются в архив ОМСУ не ранее, чем через год, и не позднее, 
чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

10.6.2. Прием-передача дел производится лицом, ответственным за архив 
в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи 
и расшифровки подписей указанных работников.

10.6.3. Ответственный за архив проверяет правильность оформления 
и формирования дел, соответствие количества дел, включенных в опись, фактическому количеству дел.  

В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.

10.6.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ОМСУ делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их ответственному за делопроизводство.


10.7. Выделение к уничтожению дел, документов
с истекшими сроками хранения

10.7.1. На основе предложений структурных подразделений ответственный 
за делопроизводство и архив ОМСУ составляет акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, по определенной форме (приложение № 29). Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется 
отдельный акт. 

10.7.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2023 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2027 года.

10.7.3. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов – подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения 
в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются 
и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела 
или формируются в самостоятельные дела.  

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении 
к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел с отметкой «ЭПК», отметка «ЭПК» в акте не указывается.

10.7.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. 

10.7.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем ОМСУ после утверждения ЦЭПК Архивного комитета 
Санкт-Петербурга описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.  

10.7.6. Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения Главы Муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в ОМСУ путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов.
10.7.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

10.8. Порядок передачи документов на постоянное хранение в ЦГА СПб

10.8.1. Государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов.
Документы ОМСУ, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в ЦГА СПб после истечения установленных законодательством сроков временного хранения. 

10.8.2. Документы передаются на хранение по описям, утвержденным 
в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в ЦГА СПб, другой – 
в МО УРИЦК. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один – в электронном виде, в формате, согласованном с ЦГА СПб. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в МО УРИЦК.

10.8.3. В период подготовки документов к передаче на постоянное хранение, представитель ЦГА СПб совместно с сотрудником, ответственным за архив ОМСУ, проводит проверку наличия и санитарно-гигиенического состояния дел.  

10.8.4. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью 
в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема – передачи на постоянное хранение.

10.9. Организация комплектования, хранения и учета
электронных архивных документов

10.9.1. Нормативные условия хранения электронных архивных документов регулируется законодательством Российской федерации, локальными нормативными актами ОМСУ, устанавливающими требования:
а) к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
б) к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
в) к разграничению прав доступа к электронным архивным документам;
г) к порядку приема-передачи электронных архивных документов;
д) к использованию электронных архивных документов;
е) к использованию электронной подписи при архивном хранении.

10.9.2. Хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД 
и (или) на физически обособленных носителях.
ОМСУ обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.9.3. СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с СЭД 
и иными информационными системами ОМСУ с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов и уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела.

10.9.4. СЭД и СХЭД до этапа передачи на хранение документов в государственные (муниципальные) архивы могут формировать из электронных документов и электронных копий документов электронные дела.

10.9.5. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:
- файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных 
для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
- файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:
а) дата и регистрационный номер;
б) вид;
в) заголовок к тексту или аннотация;
г) сведения о режиме доступа;
д) сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;
е) результат проверки электронной подписи (электронных подписей);
ж) общий объем в файлах (байтах);
з) наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) заголовок дела по номенклатуре дел;
л) срок хранения;
м) дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);
н) номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.


10.9.6. После завершения ведения баз данных информационных систем, обеспечиваются выбор и выгрузка данных, подлежащих хранению, в программно-независимом формате, которые учитываются как единица хранения и передаются 
на архивное хранение.

10.9.7. Электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи 
и (или) на физически обособленных носителях.

10.9.8. Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри ОМСУ 
и между их территориальными органами и подведомственными организациями должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников (государственных, муниципальных служащих) к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями – договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии.

10.9.9. Электронные архивные документы включаются в описи электронных архивных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.
Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

10.9.10. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме ежегодно.
Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях осуществляется раз в 5 лет.
При обнаружении изменений физического состояния носителей электронных архивных документов или при некорректном воспроизведении электронных архивных документов (невозможности воспроизведении), обнаружении вредоносного программного кода лицо, ответственное за архив по решению руководителя ОМСУ или уполномоченного им лица должен проводить работу по восстановлению документа с резервного экземпляра, по миграции и (или) конвертации электронных архивных документов на новые носители 
в наиболее распространенные форматы (форматы), воспроизведение файлов в которых поддерживаются СХЭД).

10.9.11. Результаты проверки наличия и состояния электронных архивных документов на физически обособленных носителях и недостатки, выявленные при проверке наличия и состояния электронных архивных документов, фиксируются в соответствующих актах.

10.9.12. Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. 
Уничтожение электронных документов фиксируется в акте о выделении 
к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны остаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

XI. Организация доступа к документам и их использования
11.1. Порядок доступа к документам и информационным системам

11.1.1. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам ОМСУ 
по их запросам на срок не более одного месяца ответственным за делопроизводство.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора и др.) дела и отдельные документы выдаются 
на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ОМСУ 
или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.  
При необходимости срок использования документов может быть продлен.

11.1.2. В письменном запросе работников ОМСУ о выдаче документов (дел) 
во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

11.1.3. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. 
На место изъятого подлинника документа ответственный за делопроизводство вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа. 
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались 
по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в ОМСУ и помещены в дело.  

11.1.4. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов. 

11.1.5. Порядок использования и доступа к документам, размещаемым в СЭД 
или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами ОМСУ, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, 
и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД 
или иной информационной системе.

11.1.6. Ответственным за делопроизводство, выдавшем дело (документ), ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат. 
11.1.7. Работники органов ОМСУ обязаны обеспечивать сохранность полученных 
во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других организаций.

11.2. Изъятие (выемка) документов (копий документов)
по запросу государственных контрольных и надзорных органов

11.2.1. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности ОМСУ, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 

11.2.2. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа (прокуратуры, суда, налоговых органов и др.) с разрешения руководителя ОМСУ или иного уполномоченного им лица.

11.2.3. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах 
и подписывается уполномоченными представителями ОМСУ и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).  

11.2.4. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается, на основании чего изъят подлинник документа, срок возврата документа, дата и подпись работника, ответственного за формирование 
и/или хранение дела. 
Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя ОМСУ или уполномоченного им лица по предъявлению паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлению документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

11.2.5. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

XII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов
12.1. Учет печатей и штампов, уничтожение печатей и штампов, вышедших 
из употребления

12.1.1. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель ОМСУ по согласованию с ответственным за делопроизводство.  
В случае служебной необходимости по решению руководителя ОМСУ допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. 

12.1.2. Печатью заверяются подписи руководителя ОМСУ, главного бухгалтера, 
а также других должностных лиц, которым в соответствии с муниципальным актом 
или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.  

12.1.3. Учет имеющихся печатей и штампов ведет ответственный 
за делопроизводство в журнале учета печатей и штампов (приложение № 37) 
с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).  
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным 
за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей 
и штампов.  
Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах (сейфах). Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых ОМСУ, не допускается.  
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей возлагается на руководителя ОМСУ.  
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой 
в журнале учета.  

12.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя ОМСУ разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.  
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей 
при оформлении подлинников всех документов запрещается.

12.1.5. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников ОМСУ – владельцев, усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель ОМСУ.

12.2. Изготовление, использование и хранение бланков документов

12.2.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются ответственным за делопроизводство. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются инструкцией по делопроизводству в ОМСУ.

12.2.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе инструкции 
по делопроизводству в составе комплекта (альбома) бланков.

12.2.3. В ОМСУ для подготовки документов используются бланки документов, изготовленные средствами компьютерной техники. 
Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков, используемые при подготовке документов, должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем ОМСУ. 
12.2.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые 
в ОМСУ, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.


Руководитель отдела по решению вопросов 
местного значения и муниципальному заказу 
Местной администрации МО УРИЦК
(ответственный за делопроизводство)                      ____________________О.А. Ватутина

_____  ____________20____ г.
 
 
 Глава Местной администрации
 МО УРИЦК                                                             
(ответственный за архив)

_____  ____________20____г.      _________________ А.В. Ромашкина


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК МО УРИЦК

от ______________ № ________ СОГЛАСОВАНА

Протокол ЭПМК ЦГА СПб

от ___________ № ________
Приложение № 1
к п .3.2.5. Инструкции
     




Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-86-51, е-mail: mourizk@mail.ru, http://www.urizk.spb.ru
                

























Образец общего продольного бланка Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 2
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-11-33; е-mail: urizk.spb.ru, http://www.urizk.spb.ru









 





 
 

  







Образец общего продольного бланка Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 3
к п. 3.2.5. Инструкции


Внутригородское
Муниципальное образование
города федерального значения
Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ул. Партизана Германа, д. 22,
г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-86-51,
е-mail: mourizk@mail.ru, http://www.urizk.spb.ru










































Образец общего углового бланка Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 4
к п. 3.2.5. Инструкции



Внутригородское
Муниципальное образование
города федерального значения
Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-11-33,
е-mail: urizk.spb.ru ,http://www.urizk.spb.ru



































Образец общего углового бланка Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 5
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-86-51, е-mail: mourizk@mail.ru, http://www.urizk.spb.ru



_______________ № ____________
На № ____________ от __________





















Образец бланка письма с продольным расположением 
реквизитов Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 6
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-11-33; е-mail: urizk.spb.ru, http://www.urizk.spb.ru



_______________ № ____________
На № ____________ от __________





















Образец бланка письма с продольным расположением 
реквизитов Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 7
к п. 3.2.5. Инструкции



Внутригородское
Муниципальное образование
города федерального значения
Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ

ул. Партизана Германа, д. 22,
г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-86-51,
е-mail: mourizk@mail.ru, http://www.urizk.spb.ru


















_______________ № ____________
На № ____________ от __________



















Образец бланка письма с угловым расположением 
реквизитов Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 8
к п. 3.2.5. Инструкции



Внутригородское
Муниципальное образование
города федерального значения
Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ул. Партизана Германа, д. 22, г. Санкт-Петербург, 198205,
тел/факс (812) 735-11-33,
е-mail: urizk.spb.ru, http://www.urizk.spb.ru


















_______________ № ____________
На № ____________ от __________



















Образец бланка письма с угловым расположением 
реквизитов Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 9
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ


Р Е Ш Е Н И Е


(дата)
Санкт-Петербург
№


_________________________________________________________________
(наименование решения)





Р Е Ш И Л: 









Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета     


_______________
(подпись)


И.О. Фамилия

Образец оформления решения Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 9
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ


П О С Т А Н О В Л Е Н И Е


(дата)
Санкт-Петербург
№


_________________________________________________________________
(наименование распоряжения)





П О С Т А Н О В И Л: 









Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета


_________________
(подпись)


И.О. Фамилия

Образец оформления постановления Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 11
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ


П О С Т А Н О В Л Е Н И Е


(дата)
Санкт-Петербург
№


_________________________________________________________________
(наименование постановления)





П О С Т А Н О В И Л: 












Глава Местной администрации _________________
(подпись) И.О. Фамилия

Образец оформления постановления Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 12
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СОВЕТ


Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е


(дата)
Санкт-Петербург
№


_________________________________________________________________
(наименование распоряжения)















Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета


_________________
(подпись)


И.О. Фамилия

Образец оформления распоряжения Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 13
к п .3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ


Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е


(дата)
Санкт-Петербург
№


_________________________________________________________________
(наименование распоряжения)

















Глава Местной администрации _________________
(подпись) И.О. Фамилия

Образец оформления распоряжения Местной Администрации
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 14
к п. 3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)


П Р О Т О К О Л
заседания Муниципального Совета МО УРИЦК


(дата)
Санкт-Петербург
№



Время проведения: 

Место проведения:  
 
Присутствовали:  
Депутаты Муниципального Совета: 
Приглашенные: 
 
ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ:
Вопрос 1.  
Вопрос 2.  
 
Голосование по повестке дня: «за» - ___ 
  «против» - ___ 
  «воздержались» - ___ 
 
РЕШИЛИ:  
 
Вопрос 1: 
 
СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
 
Голосовали: «за» - ___ 
  «против» - ____ 
  «воздержались» - ____ 
Продолжение 
к приложению № 14
к п. 3.2.5. Инструкции

Вопрос 2: 
 
СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
 
Голосовали: «за» - ___ 
  «против» - ____ 
  «воздержались» - ____ 



Председатель
___________________
             (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь
___________________
                            (подпись) И.О. Фамилия























Образец оформления протокола заседания Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 15
к п. 3.2.5. Инструкции





Внутригородское Муниципальное образование
города федерального значения Санкт-Петербурга
Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)


П Р О Т О К О Л
заседания постоянной комиссии Муниципального Совета МО УРИЦК


(дата)
Санкт-Петербург
№



Время проведения: 

Председатель комиссии: 
Члены комиссии: 
Приглашенные: 
 
ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ:
Вопрос 1.  
Вопрос 2.  
 
 
Голосование по повестке дня: «за» - ___ 
  «против» - ___ 
  «воздержались» - ___ 
 
РЕШИЛИ:  
 
Вопрос 1: 
 
СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
 
Голосовали: «за» - ___ 
  «против» - ____ 
  «воздержались» - ____ 

Продолжение 
к приложению № 15
к п. 3.2.5. Инструкции

СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
 
Голосовали: «за» - ___ 
  «против» - ____ 
  «воздержались» - ____ 




Председатель комиссии
___________________
                           (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь комиссии
___________________
                           (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии:
___________________
       (подпись)
___________________
       (подпись)
___________________
         (подпись) И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

















Образец оформления протокола заседания постоянной комиссии Муниципального Совета
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 16 
к п. 7.3. Инструкции

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта …

№ п/п
Ф. И. О.
Должность Личная подпись 
Отметка о наличии замечаний Дата
Замечания
прилагаются
Без замечаний
Согласен с учетом замечаний





























Образец листа согласования проекта правового акта
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 17 
к п. 4.11.5. Инструкции

Главе Муниципального образования, исполняющему полномочия 
председателя Совета МО УРИЦК
И.О. Фамилия


Докладная записка
20.11.2024 


О результатах проверки 
ведения делопроизводства

Результаты проверки показали, что налажен контроль за исполнением документов, ведутся необходимые журналы, документы заводятся в соответствии с номенклатурой дел. Своевременно проводится работа по упорядочению и описанию документов постоянного 
и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.  
Предлагаю поощрить …


Ведущий специалист 
Муниципального Совета МО УРИЦК                Подпись               И.О. Фамилия

















Образец оформления докладной записки
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 18 
к п. 10.1.7. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
________________ И.О. Фамилия

______ _____________  20__ года


НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на ____ год

Индекс дела Заголовок дела Количество томов 
(частей) Срок хранения и № статьи по перечню Примечания
1 2 3 4 5
Название раздела


Наименование должности 
ответственного за делопроизводство 

_____  ____________20__  г.
           
     ______________       ________________
            (подпись)                          (расшифровка подписи)
Ответственный за архив                                          ______________      _________________
                                                                                            (подпись)                        (расшифровка подписи)   
_____  ____________20__  г.
                                                  

СОГЛАСОВАНА

Протокол ЭК МО УРИЦК

от ______________ № ________ УТВЕРЖДЕНА

Протокол ЭПМК ЦГА СПб

от ___________ № ________



Образец оформления номенклатуры дел ОМСУ
(Формат А4 (210х297 мм))
Продолжение
к приложению № 18 
к п. 10.1.7. Инструкции

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году 
в внутригородском Муниципальном образовании города федерального значения 
Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК

По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих С отметкой «ЭПК»
1 2 3 4
На бумажном носителе 
(при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются 
в разделе таблицы «Электронных»):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Электронных
(при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются 
в разделе таблицы «Электронных»):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
 

Наименование должности 
ответственного за делопроизводство 

_____  ____________20__  г.
______________     __________________
       (подпись)                           (расшифровка подписи)

Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности 
ответственного за архив 

_____  ____________20__  г.

______________     __________________
        (подпись)                          (расшифровка подписи)

Образец оформления итоговой записи
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 19 
к п. 10.1.1. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
________________________________
(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _______ год
(к номенклатуре дел структурного подразделения 
по окончании календарного года составляется итоговая запись по образцу, указанной в продолжении
к приложению № 18 и делается отметка о передаче итоговых сведений в архив ОМСУ)

Индекс дела Заголовок дела Количество томов 
(частей) Срок хранения 
и № статьи по перечню Примечания
1 2 3 4 5
Название раздела


Наименование должности 
ответственного за делопроизводство 

_____  ____________20__  г.
______________     __________________
      (подпись)                       (расшифровка подписи)













Образец номенклатуры дел структурного подразделения
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 20
к п. 10.5.3. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
________________ И.О. Фамилия

______ _____________  20__ года

ОПИСЬ №____________
дел, документов 
за _______ год
№
п/п Индекс
дела Заголовок дела Крайние
даты Срок хранения (графа не заполняется в описи дел постоянного срока хранения) Количество
листов Примечания
1 2 3 4 5 6 7
Название раздела


В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел,
                                                                                        (цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _____________________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________


Наименование должности 
ответственного за делопроизводство 

_____  ____________20__  г.
     ______________   ___________________
             (подпись)                  (расшифровка подписи)










Продолжение 
к приложению № 20 
к п. 10.5.3. Инструкции

Передал_________________________________________________________________ед. хр.
                                                                                          (цифрами и прописью)
и______________________________регистрационно-контрольных картотек к документам.
                     (цифрами и прописью)


Наименование должности работника
структурного подразделения  
____________________
                  (дата)
     ______________   ___________________
                    (подпись)                           (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

Принял__________________________________________________________________ед. хр.
                                                                                         (цифрами и прописью)
и______________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
                     (цифрами и прописью)


Ответственный за архив
________________
            (дата)      ______________   ___________________
                         (подпись)                  (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 


















Образец оформления описи дел, документов структурного подразделения
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 21
к п. 10.5.1. Инструкции
Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
________________ И.О. Фамилия
______ _____________  20__ года
Фонд № _______
ОПИСЬ № 
дел, документов
постоянного хранения
за _______ год
№
п/п Индекс
дела Заголовок дела Крайние
даты Количество
листов Примечания
1 2 3 4 5 6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
                                                                                         (цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № ____________________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности 
составителя описи
____________
        (дата)
     ______________   ___________________
                  (подпись)                           (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

Ответственный за архив
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)                                                                        
______________
           (дата)
                
     ______________   ___________________
                   (подпись)                           (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

СОГЛАСОВАНА

Протокол ЭК МО УРИЦК

от ___________ № _____ УТВЕРЖДЕНА

Протокол ЦЭПК Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от _____________ № ____________

Образец оформления описи дел, документов постоянного хранения
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 22
к п. 10.5.1. Инструкции
Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
________________ И.О. Фамилия

______ _____________  20__ года
Фонд № __________
ОПИСЬ №_________
дел, документов по личному составу
за _______ год

№
п/п Индекс
дела Заголовок дела
Крайние
даты
Срок хранения
Количество
листов Примечания
1 2 3 4 5 6 7
                      Название раздела                   


В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
                                                                                         (цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № ____________________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности 
составителя описи
____________________
                  (дата)
     ______________   ___________________
                         (подпись)                  (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

Ответственный за архив
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
____________________
                  (дата)

     ______________   ___________________
                         (подпись)                  (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

СОГЛАСОВАНА

Протокол ЭК МО УРИЦК
от __________ № _______ УТВЕРЖДЕНА

Протокол ЭПМК ЦГА СПб
от ___________ № _________

Образец оформления описи дел по личному составу
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 23
к п. 10.5.1. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
          ___________ И.О. Фамилия
______ _________  20__ года 
Фонд № _______
ОПИСЬ № _____
дел, документов временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за ____________ год

№
п/п Индекс
дела Заголовок дела Крайние
даты Срок хранения Количество
листов Примечания
1 2 3 4 5 6 7
Название раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
                                                                                         (цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № ____________________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности 
составителя описи
____________________
                  (дата)
     ______________   ___________________
                   (подпись)                          (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                               
Ответственный за архив
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
____________________
                  (дата)

                
     ______________   ___________________
                   (подпись)                           (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 
СОГЛАСОВАНА

Протокол ЭК МО УРИЦК
от __________ № ______ УТВЕРЖДЕНА

Протокол ЭПМК ЦГА СПб
от ___________ № ________

Образец оформления описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 24  
к п. 10.4.12. Инструкции

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________ листов
                                                                                                                                         (цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _____________________________, в том числе: 
Литерные номера листов ________________________________________________________
Пропущенные номера листов ____________________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера
листов
1 2




Наименование должности работника                      ______________   ___________________
                                                                                              (подпись)                          (расшифровка подписи)
__________________
              (дата)



















Образец оформления листа-заверителя 
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 25 
к п. 10.4.12. Инструкции





___________________________________________________________________________
(наименование государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения при наличии) 


ДЕЛО № ТОМ №





(заголовок дела)

(крайние даты)

На листах
Хранить



Ф. № _______________
Оп. № ______________
Д. № _______________



Образец оформления обложки дела
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 26
к п. 10.4.12. Инструкции


Внутренняя опись документов дела


Внутренняя опись документов дела №_____________________________________________

№
п/п Регистрационный № документа Дата документа Заголовок документа №№ 
листов дела Примечания
1 2 3 4 5 6




Итого ____________________________________________________________ документов
                                                             (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________л.л.
                                                                                                                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись ______________
          (дата)
     ______________   ___________________
                    (подпись)                         (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

















Образец оформления внутренней описи дела
(Формат А4 (210х297 мм))

Приложение № 27
к п. 10.5.9. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
  ______________ И.О. Фамилия
____ ___________  20__ года
АКТ
_____________ № _______________
               (дата)
об утрате документов

В результате проверки установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел структурного подразделения ____________________________________________________,
                                                                                                          (наименование структурного подразделения)
предпринятые структурным подразделением меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
№
п/п Опись № Ед. хр. № Заголовок 
ед. хр.
 (архивных документов) Крайние даты Количество
листов (время звучания, метраж, байт) Предпола-гаемые причины отсутствия Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8


Итого___________________________________________________________________ ед.хр.
                                                                                              (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено 
следующими ед.хр.: ___________________________________________________________
                                                                               (номера ед.хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности 
руководителя структурного 
подразделения
_______________
               (дата)
               
     ______________   ___________________
                   (подпись)                          (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 

Ответственный за архив

________________
                (дата)    
    ______________   ___________________
                    (подпись)                          (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                                                                             



Продолжение 
к приложению № 27 
к п. 10.5.9. Инструкции

СОГЛАСОВАН

Протокол ЭК МО УРИЦК
от __________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности 
работника структурного 
подразделения
_______________
          (дата)
               
     ______________   ___________________
                   (подпись)                         (расшифровка подписи)                                                                                                                                                                                                                                                 


























Образец акта об утрате документов структурного подразделения
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 28 
к п. 10.8.2. Инструкции

УТВЕРЖДАЮ
_____________________________
(наименование должности руководителя 
или иного уполномоченного им лица 
организации, передающей документы)
__________  __________________ 
         (подпись)                (расшифровка подписи) 
____________
          дата                                            (печать)


                          АКТ
_____________  №  ____________
               дата УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(наименование должности руководителя 
или иного уполномоченного им лица 
организации, принимающей документы)
_________  __________________ 
      (подпись)               (расшифровка подписи)
 ___________
         дата                                               (печать)
приема-передачи архивных 
документов на хранение

_____________________________________________________________________________
                                                      (основание передачи)
_____________________________________________________________________________
                                                                              (название передаваемого фонда)
_________________________________________________________________________ сдал,
                                                                 (название организации, передающей документы)
 ______________________________________________________________________ принял
                                         (название организации, принимающей документы) 
Принимает на государственное хранение документы за _____________________________
и справочный аппарат к ним:                                                                                            (годы)

№
п/п Название, № описи дел, документов Количество экземпляров описи Количество
ед.хр. Примечания
1 2 3 4 5


Итого принято __________________________________________________ ед. хр.                                               
                                                                  (цифрами и прописью)

Передачу произвели: Прием произвели:
______________   _________
       (должность)                         (подпись)
________________________ 
            (расшифровка подписи)
 ______________
             дата ______________   _________
       (должность)                         (подпись)
________________________ 
            (расшифровка подписи)
______________
             дата
Продолжение 
к приложению № 28 
к п. 10.8.2. Инструкции


Фонду присвоен № ____________________________________________________________ 
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника                              ___________   ___________________ 
                                                                                                                                                     (подпись)                   (расшифровка подписи)
___________
       (дата)

































Образец акта приема-передачи архивных документов на хранение
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 29  
к п. 10.7.1. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
________________ И.О. Фамилия

_____ ___________  20__ года

АКТ

____________  №  _____________
           (дата)
о выделении к уничтожению 
(архивных) документов, 
не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________
                                     (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________________________
                                                                                                                 (№ и название фонда)
№
п/п Заголовок дела
(групповой заголовок документов) Годы №№ описи
(при выделении 
к уничтожению документов при подготовке дел 
к передаче в архив организации, графа 
не заполняется) №
ед. хр. по описи
(индекс по номенкла-туре дел) Количество
ед. хр. (дел) Сроки хранения 
и №№ статей 
по перечню При-меча-ния
1 2 3 4 5 6 7 8


Итого ________________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за ______________ годы.
                  (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________________ годы утверждены ЭПК
_____________________________________________________________________________
                                                                        (наименование архивного учреждения)
протокол от ______________ № ____________

Наименование должности,
ответственного за архивом (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)                
               


_______   __________________ 
                    (подпись)                  (расшифровка подписи)
Продолжение
к приложению № 29 
к п. 10.7.1. Инструкции

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК МО УРИЦК


от ______________ № ________ УТВЕРЖДЕН

Протокол ЦЭПК Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от _____________ № ________


Документы в количестве _____________________________ ед. хр. (дел, электронных дел):
- на бумажном носителе весом ___________________________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________________
__________________________________________________________________
(способ уничтожения)

Наименование должности работника, сдавшего документы

_______________
                  (дата)
        _________   _______________
          (подпись)                   (расшифровка подписи)


Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника, сдавшего документы

_______________
                 (дата)
                     _________   __________________ 
                               (подпись)                 (расшифровка подписи)











Образец акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, 
не подлежащих хранению
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 30 
к п. 10.3.3. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)
УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
_______________ И.О. Фамилия

____ ___________  20__ года


АКТ
____________  №  _____________
           (дата)
о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны

Название и № фонда ______________________________________________________ 
В результате ______________________________________________________________ 
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел (документов), предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

№
п/п Опись № Ед. хр. № Заголовок 
ед. хр.
 (архивных документов) Крайние даты Количество
листов (время звучания, метраж, байт) Предпо-лагаемые причины отсутст-вия Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8

 
Итого ______________________________________________ ед.хр. (архивных документов)
                                                             (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед.хр. (документами):___________________________________________________________
                                                                                              №№ ед.хр. и их групповые заголовки)                                        


Наименование должности,
ответственного за архив
_____________
             (дата)
    _________   _______________
                                       (подпись)             (расшифровка подписи)




Продолжение
к приложению № 30 
к п. 10.3.3. Инструкции

УТВЕРЖДЕН
(при необнаружении дел Архивного фонда
Российской Федерации) СОГЛАСОВАНО
 

Протокол ЦЭПК Архивного 
комитета Санкт-Петербурга

от ______________ № _________ Протокол ЭК МО УРИЦК


от ___________ № __________



Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника                                        _________   _______________
                                                                                                                                                          (подпись)             (расшифровка подписи)
__________
          (дата)
























Образец акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 31
к п. 10.2.10. Инструкции

Внутригородское Муниципальное образование города федерального
значения Санкт-Петербурга Муниципальный округ УРИЦК
(МО УРИЦК)

УТВЕРЖДАЮ

Глава Муниципального образования, исполняющий полномочия председателя Муниципального Совета 
МО УРИЦК
_______________ И.О. Фамилия

____ ___________  20__ года
АКТ
____________  №  _____________
           (дата)
проверки наличия и состояния 
архивных документов
Фонд №____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________________
№№ описей _________________________________________________________________
Проверка проводилась с __________________________по __________________________

Проверкой установлено
1. Числится по описям ___________________________________________________ед.хр.
                                                                                          (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи__________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                       (количество)
б) не перечисленные, но учтенные 
в итоговой записи_______________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенные в итоговой записи__________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
б) не перечисленные, но учтенные 
в итоговой записи_______________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
2.3.  Другие, в результате чего объем
увеличился на __________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
уменьшился на _________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                     (количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок __________________________________________ед.хр.                                                                                                                                                        
                                                                                                                                       (количество) 
4. Не оказалось в наличии ________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ___________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                    (количество)
из них требующих:
а) дезинфекции _________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                  (количество)
б) дезинсекции _________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                   (количество)
в) реставрации __________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                    (количество)
г) переплета или подшивки_______________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                    (количество)
д) восстановления затухающих текстов _____________________________________ед.хр.
                                                                                                                                   (количество)
е) снятия с учета ввиду неисправимых повреждений__________________________ед.хр.
                                                                                                                                                                    (количество)
ж) проведения миграции (для электронных документов на физически обособленных носителях) _____________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                              (количество)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи ________________________________________ед.хр.
                                                                                                                                      (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся 
в наличии ______________________________________________________________ед.хр.
                                                                                                            (количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Проверку производили:

Наименования должности
работника

__________
          (дата)
                                         

___________   __________________ 
(подпись)                     (расшифровка подписи)









Образец акта проверки наличия и состояния 
архивных документов 
(Формат А4 (210х297 мм))
Приложение № 32 
к п. 3.4.16. Инструкции

Перечень документов, подлежащих утверждению

1. Акты (приема-передачи, выполненных работ, списания и т.д.);
2. Графики (работ, отпусков, проведения аттестации, проведения квалификационного экзамена);
3. Инструкции (правила) – должностные (регламенты), по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;
4. Классификаторы информации, документов;
5. Отчеты (по основной деятельности, командировках и т.д.);
6. Перечни;
7. Планы (основных направлений деятельности ОМСУ, структурных подразделений);
8. Положения (о коллегиальных органах, структурных подразделениях, премировании);
9. Программы (проведения работ и мероприятий);
10. Регламенты;
11. Порядки;
12. Нормы и нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников);
13. Описи дел, документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения 
и по личному составу;
14. Номенклатура дел;
15. Сметы (расходов на содержание аппарата, зданий, использование средств фонда);
16. Структурная и штатная численность;
17. Устав;
18. Формы унифицированных документов;
19. Штатные расписания (и изменения к ним).
















Приложение № 33
к п. 3.4.24. Инструкции

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать

1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы и т.д.);
2. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.);
3. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк);
4. Положения;
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, 
на получение иностранной валюты со счетов и т.д.);
6. Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг);
7. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
8. Переписка с заграничными адресатами;
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
10. Нормы расхода;
11. Заявления;
12. Заявки;
13. Заключения и отзывы;
14. Задания;
15. Договоры (о материальной ответственности, поставки, подряда, о производстве работ, аренде помещений и т.д.);
16. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денег и т.д.);
17. Соглашения;
18. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использования бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
19. Устав;
20. Удостоверения;
21. Штатное расписание и изменения к ним;
22. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в других организациях;
23. Почетные грамоты;
24. Трудовая книжка;
25. Уведомления (справка-уведомление) (об изменении бюджетных ассигнований, предельных объемов финансирования расходов, лимитов бюджетных обязательств);
26. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.





Приложение № 34 
к п. 6.2.10. Инструкции

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства; 
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные и др.); 
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; 
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки; 
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата; 
6. Конкурсная документация; 
7. Научно-техническая и проектная документация;
8. Корреспонденция, адресованная работникам ОМСУ с пометкой «Лично»; 
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты;
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма 
и телеграммы, пригласительные билеты; 
11. Прейскуранты; 
12. Пригласительные билеты, приглашения;
13. Программы конференций, совещаний; 
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и др.); 
15. Учебные планы, программы; 
16. Формы и бланки, в т.ч. формы статистической и иной отчетности.


















Приложение № 35 
к пп. 6.2.10. и 6.3.3. Инструкции

Журнал регистрации входящих документов

№ 
п/п Дата поступления Автор (корреспондент) Наименование документа Регистрационный номер документ Дата документа 
1 2 3 4 5 6




Заголовок к тесту Резолюция Срок исполнения Отметка об исполнении Перенос сроков исполнения Номер дела, где находится
исполненный документ
7 8 9 10 11 12























Образец журнала регистрации входящих документов
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 36 
к п. 6.2.10. Инструкции


Журнал регистрации исходящих документов

№ 
п/п Дата отправления Краткое содержание Адрес и кому адресован документ Отметка об исполнении 
и номер дела, где находится копия 
1 2 3 4 5






























Образец журнала регистрации исходящих документов
(Формат А4 (210х297 мм))


Приложение № 37
к п. 12.1.3. Инструкции


Журнал учёта печатей и штампов
п Оттиск печати 
(штампа) Наимено-вание печати
(штампа) Дата получения печати (штампа) от изготовителя Предприятие-изготовитель, дата и № сопроводительного документа Кому выдана (должность, подразделение)
1 2 3 4 5 6




Роспись работника Дата возврата печати Роспись работника Дата уничтожения печати Дата, № акта
7 8 9 10 11




















Образец журнала учета печатей и штампов
(Формат А4 (210х297 мм))
Содержание:
 
I. Общие положения 2-6
II. Основные понятия 6-8
III. Документирование управленческой деятельности 8
3.1. Общие требования к составу документов 8-9
3.2. Бланки документов 9-10
3.3. Общие требования к изготовлению документов 10-11
3.4. Оформление реквизитов документов 11-28
IV. Требования к оформлению муниципальных правовых актов 28-29
  Постановление, распоряжение 29-32
  Решения 32-33
  Протокол 33-35
  Положения, правила, инструкции 35-36
  Деловое (служебное) письмо 36-39
  Докладная (служебная) записка 39-40
  Акт 40-41
  Электронное сообщение 41-42
Факсимильное сообщение 42-43
Телефонограмма 43
Доверенность 43
V. Согласование проектов документов. Подписание 
(утверждение) проектов документов 44-47
VI. Организация документооборота 47
6.1. Принципы организации документооборота 47-48
6.2. Прием и первичная обработка входящих документов 48-50
6.3. Регистрация входящих документов 50-51
6.4. Предварительное рассмотрение документов 51
6.5. Рассмотрение документов руководителем и передача документов исполнителям 51-52
6.6. Порядок прохождения и регистрация исходящих документов 52-54
6.7. Организация прохождения внутренних документов 54
6.8. Учет и анализ объемов документооборота 54-55
VII. Управление документами в системе электронного документооборота 55-58
VIII. Контроль исполнения документов (поручений) 58-61
IX. Организация работы исполнителя с документами 61-64
X. Документальный фонд органа местного самоуправления 64-65
10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 65-70
10.2. Формирование дел на бумажном носителе и организация их текущего хранения 70-74
10.3. Экспертиза ценности документов 74-75
10.4. Подготовка документов и дел к передаче на хранение 
в архив ОМСУ 75
10.4.1. Оформление дел на бумажном носителе 75-79
10.4.2. Подготовка электронных документов к передаче в архив ОМСУ 79
10.5. Составление описей дел 
79-82
10.6. Передача дел на архивное хранение 
82
10.7. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 83-84
10.8. Порядок передачи документов на постоянное хранение 
в ЦГА СПб 84
10.9. Организация комплектования, хранения и учета
электронных архивных документов 84-87
XI. Организация доступа к документам и их использования 
87
11.1. Порядок доступа к документам и информационным системам 87-88
11.2. Изъятие (выемка) документов (копий документов) 
по запросу государственных контрольных и надзорных органов 88
XII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов 88
12.1. Учет печатей и штампов, уничтожение печатей 
и штампов, вышедших из употребления 88-89
12.2. Изготовление, использование документов и хранение бланков 89-90
Приложение № 1 Образец общего продольного бланка Муниципального Совета 91
Приложение № 2 Образец общего продольного бланка Местной администрации 92
Приложение № 3 Образец общего углового бланка Муниципального Совета 93
Приложение № 4 Образец общего углового бланка Местной администрации 94
Приложение № 5 Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов Муниципального Совета
95
Приложение № 6 Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов  Местной администрации 96
Приложение № 7 Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов Муниципального Совета 97
Приложение № 8 Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов Местной администрации 98
Приложение № 9 Образец оформления решения Муниципального Совета 99
Приложение № 1Урицк
0 Образец оформления постановления Муниципального Совета 100
Приложение № 11 Образец оформления постановления Местной администрации 101
Приложение № 12 Образец оформления распоряжения Муниципального Совета 102
Приложение № 13 Образец оформления распоряжения Местной администрации 103
Приложение № 14 Образец оформления протокола заседания Муниципального Совета 104-105
Приложение № 15 Образец оформления протокола заседания постоянной комиссии Муниципального Совета 106-107
Приложение № 16 Образец листа согласования проекта правового акта 108
Приложение № 17 Образец оформления докладной записки 109
Приложение № 18 Образец оформления номенклатуры дел ОМСУ 110-111
Приложение № 19 Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения 112
Приложение № 20 Образец оформления описи дел, документов структурного подразделения 113-114
Приложение № 21 Образец оформления описи дел, документов постоянного хранения 115
Приложение № 22 Образец оформления описи дел, документов по личному составу 116
Приложение № 23 Образец оформления описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения 117
Приложение № 24 Образец оформления 
листа-заверителя 118
Приложение № 25 Образец оформления обложки дела 119
Приложение № 26 Образец оформления внутренней описи дела 120
Приложение № 27 Образец акта об утрате документов структурного подразделения 121-122
Приложение № 28 Образец акта приема-передачи архивных документов на хранение
123-124
Приложение № 29 Образец акта о выделении 
к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению 125-126
Приложение № 30 Образец акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны 127-128
Приложение № 31 Образец акта проверки наличия 
и состояния архивных документов 129-130
Приложение № 32 Перечень документов, подлежащих утверждению 131
Приложение № 33 Примерный перечень документов, 
на которые ставится гербовая печать 132
Приложение № 34 Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов 133
Приложение № 35 Образец журнала регистрации входящих документов 134
Приложение № 36 Образец журнала регистрации исходящих документов 135
Приложение № 37 Образец журнала учета печатей 
и штампов 136